Ontmoet Dries Van Avermaet, Director Finance Solutions bij AXI

Ongeveer een jaar geleden startte ik als Director Finance Solutions bij AXI. Samen met het AXI Financials team is het mijn missie om klanten nog succesvoller te laten worden dan ze al zijn. Door processen efficiënter in te richten met het gebruik van slimme, financiële & aankoopsoftware.  Ik neem je graag mee in mijn wereld van finance en boekhouding en deel een aantal inzichten en trends.

Tijd creëren om vooruitziend te zijn 

Financiële afdelingen zijn altijd vrij reactief geweest. Boekhouding is vastleggen wat er is gebeurd in het verleden. Er werd weinig gekeken vanuit de business: wat gebeurt er nu? Is er iets dat we moeten evalueren? Hebben we problemen of niet? Vooruitkijken vereist ruimte en tijd, wat de operationele boekhouder vaak niet heeft. Hij of zij is bezig met zaken uitzoeken, facturen manueel inboeken of transacties handmatig verwerken. Er is geen gelegenheid voor analyse en voorspellingen, waardoor men vaak niet weet wat er financieel aan zit te komen voor de organisatie. 

Mijn visie is dat een financiële afdeling proactief moet zijn en als een business partner moet kunnen optreden binnen de eigen organisatie.

Dat ze het verkoopteam kunnen informeren op basis van relevante informatie die kan voorspellen. Bv. binnen drie maanden zien we een duik in het aantal orders. Wat is er aan de hand? Of dat ze waarschuwen dat er over vier maanden voldoende cash op de rekening moet staan omdat er voor 1 miljoen euro aan leveranciers uitbetaald dient te worden.  

Efficiënter werken door automatisering en machine learning 

Binnen financiële afdelingen wordt nog opvallend vaak gewerkt met papieren facturen, pdf-bestanden of problematische OCR-scanning systemen met veel uitval, waardoor veel manueel werk wordt verricht om de factuur in het systeem te krijgen.

De hele flow kan geautomatiseerd en gedigitaliseerd worden met ondersteuning van machine learning. 

De leverancier stuurt een factuur, het systeem herkent de leverancier, het artikel of de dienst, en zorgt dat de factuur goedgekeurd en op de juiste manier verwerkt wordt. Dankzij slimme leveranciersbeoordelingen, waarbij het systeem leveranciers die foutloos factureren positief beoordeelt, krijgen leveranciers een volumekorting toegekend. Het systeem kan zo’n leverancier bij toekomstige bestellingen geautomatiseerd prioriteit geven. Zo worden besparingen gerealiseerd door het verminderen van de werklast door foute facturatie en worden afgesproken contractuele kortingen maximaal toegepast.

Een ander voorbeeld: wanneer een klant de verkoopfactuur betaalt, gebeurt er nu typisch nog veel handmatig werk om de betaling te linken aan de juiste factuur. Door financiële software slim te gaan inzetten zal het systeem op basis van historische data al een voorstel doen: door machine learning weet de software dat bepaalde betalingen gelinkt zijn aan bepaalde facturen waardoor het voorstel alleen nog maar hoeft goedgekeurd te worden.  

De financiële afdeling in de rol van business partner dankzij voorspellende informatie 

Afdelingen binnen een organisatie hebben niet altijd zicht op de financiële drijvers van hun business. Dankzij onze slimme financiële software heeft de financiële afdeling de tijd en de informatie om de onderliggende drijvers beter te analyseren en te begrijpen, en op die manier de rol van business partner op zich te nemen.

Je kunt pas een echte business partner zijn als je de juiste informatie hebt, op basis van een goede rapportering. De trend die ik zie is niet reactief zijn, terugkijkend in het verleden en denken wat is er gebeurd, maar vooral: wat denken we dat er gáát gebeuren?  

Trends voorspellen met slimme rapportering 

Hoe je met goede rapportering kunt voorspellen? De basis van rapportering is de operationele rapportering, de foto van het moment. Je boekhoudpakket laat dan bijvoorbeeld de openstaande bestellingen zien. De management rapportering is een laag daarboven, en een combinatie van performance indicatoren versus een tijdscenario. Zo laat deze rapportage bijvoorbeeld zien hoe je omzet van de laatste maanden evolueert, en wat de verwachtingen voor de komende drie tot twaalf maanden zullen zijn.

De rapporteringssoftware onderscheidt diverse trends. Gaat je volume op bepaalde gebieden, artikelen of diensten omlaag? Of aan de inkoopkant: gaat de financiële gezondheid van één van de leveranciers achteruit? 

Maatschappelijk verantwoord ondernemen 

Slimme software kan ook ondersteunen bij maatschappelijk verantwoord ondernemen en inkopen. De software kan de juiste leverancier selecteren door inzicht in contracten of uitstaande schulden. Er gebeuren kwaliteitstoetsen op bepaalde punten in het systeem en op die manier dwingt de software af dat een organisatie volgens bepaalde regels dient te werken. Als directie weet je dat je organisatie de goede richting ingaat, financieel gezond is, de doelstellingen haalt op het vlak van maatschappelijk verantwoord ondernemen en dat je medewerkers tevreden zijn.  

Toch zijn er uitdagingen die een enorme complexiteit op verschillende niveaus geeft. Omdat er geen echte standaard is en iedereen zijn eigen criteria gebruikt, bijvoorbeeld voor wat betreft de CO2-uitstoot. Ik stel me de vraag: hoe vermijd je dat het hele maatschappelijk verantwoord ondernemen en de rapportering daaromheen, meer is dan louter een administratief vinkje? Ik wil dat we concreet kunnen laten zien wat we aan CO2-uitstoot hebben gedaan, door bijvoorbeeld nog beter in te kopen. 

Geen foute processen automatiseren 

De trends die opkomen of volop spelen, zijn alle soorten automatisering en het nog verder inzetten op automatisering door RPA (robotic process automation). Voor mij persoonlijk wordt RPA nog steeds te vaak ingezet als een oplossing voor problematische processen. In een administratief proces kan technologie een manuele handeling van het drukken op vijf knopjes overnemen, maar was je oorspronkelijke werkwijze - het drukken op die vijf knopjes - wel goed? Automatiseer je nu geen fout proces? Beter is het om die actie te vermijden door een slimmer gebruik en inrichting van de software.

Gedragssturing met software 

Afdelingen hebben nog altijd geen idee wat hun impact is op een andere afdeling. Er wordt nog steeds te weinig procesmatig gekeken waardoor er typisch informatiesilo’s en suboptimale processen worden gevolgd. Aan de hand van vooraf ingerichte processen kan slimme software een drijvende factor zijn in het verbeteren van de interne werking van een aankoop- of financiële afdeling.

Software die bijvoorbeeld budgetinformatie pusht naar de gebruikers en financieel verantwoord aankoopgedrag stimuleert, in combinatie met een financiële afdeling die dit kan begeleiden, kan organisaties helpen om gedragsverandering te stimuleren. Ultiem wil je komen tot een zelfsturende organisatie die vermijdt dat bepaalde uitgaven gebeuren die bijvoorbeeld niet in het budget passen.

Slimme software vraagt een nieuwe manier van werken 

De grootste uitdaging die we vandaag hebben als het om het inzetten van slimme software gaat is: organisaties overtuigen een bepaalde manier van werken los te laten en op een standaard manier zoals die voorzien is in de software te gaan werken. Cru gezegd, of je nu een factuur op manier A, B of C inboekt, is eigenlijk irrelevant. Als de software manier A ondersteunt, gebruik dan manier A. Je creëert geen toegevoegde waarde voor de organisatie door te investeren in manier B. Zeker bij administratieve en ondersteunende processen ontwikkel je liever geen zwaar maatwerk om op jouw manier verder te kunnen blijven werken. Indien er toch een gegronde reden is om maatwerk te voorzien dan hebben wij het voordeel dat we onze eigen software kunnen aanpassen zonder de voordelen van de Cloud en het Software-as-a-Service model te verliezen.

Wat ik interessant vind is hoe je met slimme software een organisatie kunt stimuleren om een bepaalde richting uit te gaan. Waar kun je toegevoegde waarde creëren voor de patiënt, voor de klant, voor de organisatie? En hoe zorg je ervoor dat die hele organisatie daarop gericht is? 

Data zijn vaak ongeslepen diamanten 

Natuurlijk draait ‘slim’ om het verzamelen en interpreteren van data. Ik heb heel mijn werkende leven al gevochten tegen het cliché ‘boekhouding en finance is saai’. Er is tegenwoordig zoveel data beschikbaar waarbij we nog geen 10% van de effectieve waarde van de informatie eruit kunnen halen en daarmee aan de slag gaan. De vertaalslag van data naar informatie, daar worstelen nog steeds veel organisaties mee, laat staan om die informatie ook voorspellend te gaan gebruiken.