Goedhart digitaliseert verwerking inkomende facturen en bespaart tijd en kosten 

Foto credits: alle beelden zijn eigendom van Goedhart

Efficiënter werken dankzij de integratie van uw boekhoudsysteem met een digitaal factuurverwerkingsplatform   

Goedhart, franchisenemer van Intergamma en exploitant van meerdere filialen van Gamma en Karwei, digitaliseerde haar crediteurenproces. AXI integreerde het nieuw digitaal factuurverwerkingsplatform van Factuurportal met AXI Financials, het bestaande boekhoudsysteem, en zorgde voor een optimale synergie tussen beiden. Goedhart kan nu sneller en efficiënter inkomende facturen verwerken, heeft een beter zicht op haar cashflow en bespaart kosten. Van een succes gesproken!  

Crediteurenproces digitaliseren en optimaliseren  

Goedhart verwerkte de inkomende facturen van haar leveranciers vroeger manueel: facturen kwamen digitaal binnen, werden afgedrukt, manueel geboekt en voorzien van een stempel, ingescand en vervolgens ter goedkeuring aangeboden. Goedhart wilde dit proces digitaliseren en efficiënter maken. ‘We wilden alle manuele handelingen uitfaseren en ervoor zorgen dat facturen digitaal binnenkomen en automatisch verwerkt worden’, zo vertelt Raymond Datema, Hoofd Bouwmarktadministratie bij Goedhart. ‘AXI, al jaren onze vertrouwde softwareleverancier van ons boekhoudsysteem (AXI Financials) en onze POS en winkelsystemen, reikte de ideale oplossing aan’, zo vult Marco Van Driel, Financieel directeur bij Goedhart, aan.   

AXI Financials meets Factuurportal  

‘Dankzij ons strategisch partnership met Factuurportal, waren we in staat om Goedhart een passende oplossing aan te bieden, zo vertel Michel Petrusma, Sales Directeur Nederland bij AXI. ‘We integreerden AXI Financials, het bestaande boekhoudsysteem van Goedhart, met het digitale factuurverwerkingsplatform van Factuurportal’. Dankzij de verschillende modules en functionaliteiten van AXI Financials kunnen de elektronisch aangeleverde facturen vlot geboekt en digitaal goedgekeurd worden. Factuurportal werd op haar beurt geïntegreerd voor het digitaal aanleveren van de facturen’. Beide systemen werken vandaag uitstekend samen.   

Efficiëntie en kostenbesparing  

‘Door de koppeling van Factuurportal aan het bestaande boekhoudsysteem, zorgt Goedhart ervoor dat facturen digitaal aangeleverd worden’, zo vertelt Rob Klaver, directeur bij Factuurportal. ‘Dit maakt dat het aantal benodigde manuele handelingen bij de verwerking van de facturen geminimaliseerd wordt’. Raymond Datema ziet tal van voordelen: ‘Facturen worden nu sneller en efficiënter verwerkt. Hierdoor worden leveranciers tijdig betaald en hebben we altijd een goed zicht op onze cashflow omdat we een duidelijk zicht hebben op de openstaande facturen en de betalingsverplichtingen’. Bovendien wordt de kans op menselijke fouten en vergissingen verkleind’, zo vult Marco Van Driel aan. ‘Ook de interne beheersing is hierdoor verbeterd. Door het delen van digitale documenten en real-time inzicht in het goedkeuringsproces hebben we geen last meer van rondzwervende papieren facturen en kunnen we effectiever communiceren en samenwerken. En door het proces te stroomlijnen hebben we de administratieve kosten kunnen verlagen’.   

Vlotte implementatie  

De integratie en ingebruikname werd met een doorlooptijd van vier maanden gerealiseerd. Eerst werd een impactanalyse uitgevoerd om een blauwdruk te hebben van de beoogde inrichting en vervolgens volgde de implementatiefase met een testomgeving, de inrichting van de procuratieregeling voor de verschillende administraties, het testen van het proces aan de hand van testfacturen en uiteindelijk werd nog een opleiding en begeleiding voorzien bij de livegang. ‘Zowel Factuurportal als AXI zijn beiden goed bereikbaar, behulpzaam en er vindt een duidelijke en goede terugkoppeling plaats’, zo zegt Raymond Datema. ‘Onze medewerkers zijn positief over de nieuwe werkwijze die door AXI en Factuurportal is opgezet’.