Meer waarde halen uit inkoop: Creëer inzicht

De inkoopfunctie gaat verder dan enkel speuren naar de laagst mogelijke prijs. Naast besparen, kan de inkoopdiscipline ook meer worden gestuurd op risicobeheersing en kwaliteitswaarborging. Elke beslissing omtrent je inkoop, heeft meteen een serieus effect. Positief ... of negatief. Het komt er dus op aan de juiste beslissingen te maken. En laat dat zonder goede inzichten nu toch echt een moeilijke klus zijn. Laten we voor een inkoopafdeling gaan die impact maakt. 

5 KPI’ s voor inkopers 

Om de invloed van inkoop op de bedrijfsresultaten te meten en te optimaliseren is het belangrijk om de juiste KPI’s te begrijpen en te monitoren. Laten we hier verder op inzoomen. 

1. Kostenbesparingen: Door kostenbesparingen te meten, kunnen inkoopafdelingen hun onderhandelkracht over prijzen versterken en besparingsmogelijkheden identificeren. Besparingen die de inkoopafdeling realiseert, betekent minder kosten en dus een grotere winstgevendheid voor je organisatie. Dit kan leiden tot een concurrentievoordeel door lagere prijzen en betere marges. 
2. Leveranciersprestaties: Het monitoren van de prestaties van leveranciers stelt inkoopafdelingen in staat potentiële risico's te identificeren en samenwerkingen met leveranciers te optimaliseren. Verbeterde leveranciersprestaties resulteren in hogere productkwaliteit, verminderde risico’s voor leveringen en de opbouw van strategische relaties met partners. Ook heeft het een positief effect op de reputatie van je bedrijf en de geleverde producten. Eentje waar je klanten en partners je dankbaar voor zullen zijn.  
3. Voorraadniveaus en omloopsnelheid: Het bijhouden van voorraadniveaus en het meten van de omloopsnelheid van voorraden helpt inkoopafdelingen om optimale voorraadniveaus te handhaven en verspilling te verminderen.  Het optimaliseren van het voorraadniveau en het verhogen van de omloopsnelheid zijn essentieel voor bedrijven om kapitaal vrij te maken en kosten te verlagen. En wie is er niet voor een betere service? Goed voorraadbeheer leidt tot snellere leveringen en kortere doorlooptijden, wat je terug zal zien in de positieve waardering van je service.  
4. Contract compliance: Door de mate van contract compliance te meten, kunnen inkoopafdelingen vaststellen of leveranciers voldoen aan afgesproken voorwaarden, zoals prijzen, leveringsvoorwaarden en kwaliteitsnormen. 
   Door strikte naleving van contractuele voorwaarden worden juridische risico’s als mogelijke geschillen met leveranciers geminimaliseerd. Bovendien bevordert dit het betrouwbare handelen met leveranciers, wat gunstige voorwaarden en mogelijke toegang tot innovatie kan opleveren. 
5. Return on investment (ROI) van inkoopactiviteiten: Door de totale kosten van inkoopactiviteiten te vergelijken met de gerealiseerde voordelen, kunnen inkoopafdelingen hun bijdrage aan de algehele bedrijfsprestaties evalueren. Een positieve ROI duidt op een succesvolle kostenbesparing door de inkoopafdeling. Dit heeft invloed op de operationele efficiëntie en het bedrijfsresultaat. Ofwel, een KPI die je niet uit het ook mag verliezen. 

Real-time data-analyse 

Door voortdurend toegang te hebben tot actuele gegevens, kunnen organisaties betere voorspellende analyses uitvoeren, wat leidt tot een nauwkeurigere budgetplanning en kostenbesparingen.  

Bovendien helpt real-time monitoring bij het identificeren van risico's, zoals problemen met leveranciersbetrouwbaarheid, en bevordert het compliance en transparantie binnen transacties. Probeer hierbij ook je handmatige processen te verbannen. Hoe meer handen eraan te pas komen, hoe groter de foutmarge. 

Betere besluitvorming voor inkoopprofessionals 

Geautomatiseerde processen besparen inkoopprofessionals kostbare tijd en minimaliseren menselijke fouten bij het verzamelen, verwerken en analyseren van gegevens voor KPI's. Door real-time toegang tot gegevens en KPI's kunnen inkoopprofessionals snel reageren op veranderende omstandigheden en proactief handelen om de efficiëntie van de inkoopafdeling te verbeteren. Bovendien ondersteunen geautomatiseerde systemen betere besluitvorming door inkoopprofessionals te helpen trends en mogelijke knelpunten snel te identificeren. 

Inkopen met inzicht, maak het leuk(er) 

Werken met KPI’s moet je toegankelijk en leuk kunnen maken om de betrokkenheid te vergroten en de algehele prestaties te verbeteren. Door visuele dashboards te gebruiken, kunnen inkopers op een levendige en boeiende manier hun voortgang op de KPI's volgen, terwijl ze tegelijkertijd de mogelijkheid hebben om continu te leren en zich te ontwikkelen op basis van de inzichten die ze uit deze gegevens halen. Dit zorgt niet alleen voor een stimulerende werkomgeving, maar moedigt ook een cultuur van een meer performance gedreven inkoopteam aan.