Wat als uw P2P-software even laagdrempelig was als bol.com?

Dries Van Avermaet, Director Finance Solutions bij AXI, over hoe een laagdrempelig bestelsysteem Maverick Buying aan banden kan leggen.
 
  

‘Graag 5% minder uitgeven’ 

‘Graag 5 procent minder uitgeven dan het vorige jaar.’ Als u inkoopverantwoordelijke bent en jaarlijks het budget uitwerkt, dan zijn zulke vragen u vast niet vreemd. Jaarlijks krijgt u de vraag om minder uit te geven, bestelaanvragen te stroomlijnen en kostenefficiënter te zijn dan het vorige. Een hele opdracht … en daar staat u dan. U gaat aan de slag om contracten te herbekijken, leveranciers onder druk te zetten, bestelaanvragen te weigeren of erop te beknibbelen waar het kan. Gefrustreerd stelt u vast dat u vaak geen volledige transparantie en controle hebt op het integrale inkoopbudget.  
 

Maverick Buying, niet zonder gevolgen 

Door de constante druk op het bestelproces, gaan er binnen de organisatie steeds meer medewerkers zoeken naar andere manieren om diensten of verbruiksgoederen in te kopen. Vaak situeren deze aankopen zich buiten de gevestigde bestelsystemen. Wanneer uitgaven zonder toezicht of controle op dergelijke manier gedaan worden, spreekt men over ‘Maverick Buying. Dit wordt bovendien versterkt wanneer u een niet-gebruiksvriendelijk aankoopsysteem hebt waar meestal maar enkele personen op de afdeling een opleiding hebben gekregen om dit te gebruiken.  

Hoewel de meeste inkoopverantwoordelijken zich bewust zijn van de problematiek van Maverick Buying, wordt de impact hiervan nog steeds onderschat.

Ik onderscheid gevolgen op drie niveaus:  

Financieel: gaande van het mislopen van een inkoopkorting, het betalen met een verkeerde betaaltermijn of het afrekenen tegen onjuiste tarieven, tot de kosten voor bijvoorbeeld het registreren van de veelal eenmalige leveranciers en de gevolgen van onjuiste- of dubbele facturatie.   
Compliance & transparantie: doordat bij Maverick Buying de verplichtingen en afspraken met de betreffende leveranciers vrijwel nooit centraal worden vastgelegd, zijn die moeilijker te controleren en is het risico op onverschuldigde betalingen bij die groep leveranciers het grootst. Denk bijvoorbeeld aan dubbele betalingen of de dubbel in rekening gebrachte kosten. 
Organisatie: silogedrag en frustraties tussen medewerkers binnen de organisatie leiden zonder enige twijfel tot inefficiënties. Ook in deze tijden van War for Talent: wie wil er in zo’n context werken?

Waarom hebt u een laagdrempelige Purchase-to-pay-oplossing nodig? 

Typisch wordt er als oplossing voor Maverick Buying naar technische oplossingen gekeken en het verlichten van de te volgen procedures. Gebruikers worden onder druk gezet om toch een bestelflow te volgen, ook al is deze niet gebruiksvriendelijk, niet toepasbaar voor hun specifieke nood en meestal afgestemd op de strategische inkoop die via generieke ERP-pakketten loopt.   

Wat in mijn ervaring nog steeds te weinig aandacht krijgt is de laagdrempeligheid en het gebruiksgemak van bestelsystemen. Vergelijk het met het gemak van bol.com waar iedereen zonder enige ‘training’ de meest uiteenlopende producten kan bestellen. Wat als uw P2P-software even laagdrempelig was als bol.com? Een systeem waarbij alle medewerkers zonder vooropleiding hun winkelkar kunnen vullen via een interne webshop, maar waar u als inkoopverantwoordelijke tegelijkertijd achter de schermen de volledige controle behoudt. Het kan! 

Bye bye Maverick Buying, hello AXI Purchase to Pay 

Dankzij een slimme integratie van 'deze webshop' met leverancier- & contractbeheer, slimme goedkeuringsflows - gelinkt aan automatische factuurmatching & verwerking - en transparante budgetcontrole en rapportering, kan u vaarwel zeggen tegen Maverick Buying en eindelijk de volledige transparantie en controle over uw spend creëren!  Zo wordt die vraag om 5% minder uit te gaan geven, toch weer net iets beter te tacklen.  

Wij bij AXI hebben dat goed begrepen en ontwikkelden daarom AXI Purchase to Pay.