Het Vlaams Departement Cultuur, Jeugd en Media is enthousiast aan de slag met de AXI oplossing voor dossieropvolging

Het Vlaams Departement Cultuur, Jeugd en Media is enthousiast aan de slag met de AXI oplossing voor dossieropvolging

Binnen het departement maken een 400 tal medewerkers intensief gebruik van het dossieropvolgingsysteem AXI Case Management. Bij de realisatie van dit project waren, naast AXI en Departement Cultuur, Jeugd en Media, het Datawarehouse team van HB-plus betrokken partijen. Een vruchtbare en toekomstgerichte samenwerking, zo blijkt. 

Het Departement Cultuur, Jeugd en Media stimuleert als knooppunt tussen samenleving en beleid de ontwikkeling van culturele en sociale ruimtes, met de blik op de lange termijn. Het departement is belast met de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het Vlaams beleid inzake cultuur, jeugd en media.

Van fragmentatie naar uniformiteit

Binnen het departement wordt AXI Case Management aangewend voor de administratieve verwerking van subsidiëringen, erkenningen en vergunningen. 'De ingebruikname van een uniforme oplossing voor de uitvoering van onze kernactiviteiten heeft geleid tot een efficiëntere interne werking', legt Gert Willems, Hoofd Team IT van het Departement, uit. 'Voorheen was er sprake van een gefragmenteerd software landschap. Binnen de afdelingen had ongeveer ieder team zijn eigen, kleine Microsoft Access toepassing. Bijgevolg dienden de dossierbehandelaars dezelfde gegevens meerdere keren in te dienen in het klantenbestand (CIB) dat gelinkt is met de verrijkte kruispuntbank voor ondernemingen (VKBO), in de financiële software Orafin, in het document management systeem, enzovoort. 

Willems vervolgt: 'Met het door AXI aangeleverde dossieropvolgingsysteem is er één platform van waaruit je alle systemen kan voorzien van de benodigde gegevens. Daarnaast is het ook mogelijk om die gegevens er weer uit te halen en om te rapporteren rond de dossiers.'

Een efficiënte werking is de grote meerwaarde van AXI Case Management

Door gebruik te maken van één oplossing voor de dossieropvolging is de interne werking binnen de teams duidelijk verbeterd. 'Doordat onze dossierbehandelaars minder handelingen hoeven te doen, verwerken we meer dossiers in minder tijd. Ook menselijke fouten worden vermeden. Ondertussen bevat de toepassing al zo'n 32.500 dossiers; in hoofdzaak met betrekking tot werkingssubsidies, projectsubsidies, erkenningen en vergunningen.' verduidelijkt Willems.

De toepassing houden we zelf in beheer

'In tegenstelling tot op maat gemaakte software werd de configuratie van de AXI software door onze eigen medewerkers uitgevoerd. Dit betekende wel extra werk dat uitgevoerd moest worden door de dossierbehandelaars zelf. We hadden al een procesanalyse gedaan, maar de vertaalslag van procesbeschrijving naar inhoud hadden we iets onderschat.

'Vermeldenswaard is de ingebakken flexibiliteit om nieuwe ontwikkelingen zoals een nieuw decreet gemakkelijk te kunnen ondervangen', legt Willems uit. Bij complexe vraagstukken kunnen we steeds terugvallen op de softwareleverancier AXI.'

Optimalisatie door hergebruik van ICT bouwstenen binnen het Departement

De oplossing voor dossierbehandeling draait ten bate van het Departement. Willems: 'Door de inzet van een generieke oplossing hebben we een zo breed mogelijk draagvlak kunnen creëren voor het project. Iedereen die met dossieropvolging bezig is binnen het Departement kan profiteren van de initiële inspanningen. Vandaag is het aantal gebruikers binnen het Departement en de agentschappen gegroeid tot 400. Je hebt uiteraard altijd een stuk maatwerk nodig, maar als je een gestandaardiseerde oplossing als uitgangspunt neemt, kun je net meer tijd stoppen in het benodigde maatwerk.' 

Over de toekomst

Willems: 'Met AXI wordt intens samengewerkt om te voorzien in de nodige aanpassingen en functionele uitbreidingen. Zo koppelden we vorig jaar AXI Case Management met het centrale toegangs- en gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid. Gemiddeld is er tweewekelijks een overleg met een van de AXI consultants die vertrouwd zijn met het project. Naar de toekomst toe ligt het plan op tafel om de back-office te integreren met de digitale tekenmap, een andere bouwsteen van de Vlaamse overheid. Die stap laat toe om de hele keten tot bij de Minister te digitaliseren, de Minister zal besluiten dus digitaal kunnen ondertekenen.'

Meer informatie? Neem contact op met Frederik Riebbels