De juridische dienst van NMBS kiest voor maximale automatisering van de administratieve taken

De juridische dienst van NMBS kiest voor maximale automatisering van de administratieve taken

'Om onze dienstverlening te optimaliseren, zijn we zorgvuldig te werk gegaan', geeft Bernadette Thayse, Adviseur bij de NMBS aan. 'Eerst en vooral hebben we de werkprocessen binnen de juridische dienst grondig bestudeerd en - waar nodig - gestandaardiseerd. Pas in een volgende fase zijn we gaan kijken naar mogelijke hulpmiddelen om de procesvernieuwing optimaal te ondersteunen. We legden de vier essentiële pijlers van een mogelijke oplossing goed vast: een geïntegreerd systeem met workflow management, document management, kennismanagement en prestatiemeting.' 

De Nationale Maatschappij der Belgische Spoorwegen is een naamloze vennootschap die in opdracht van de Belgische federale overheid treindiensten in België exploiteert. Binnen de NMBS organisatie beheert de juridische dienst alle dossiers met een juridisch-financieel aspect. Het gaat hierbij vooral om juridische adviezen, betwistingen, schadegevallen en geschillen. Vijftig medewerkers behandelen jaarlijks duizenden dossiers. Gezien dit grote aantal dossiers, is een efficiënt functionerende juridische dienst een absolute must.

De keuze voor AXI Case Management

'De diverse toepassingen voor dossierbeheer zijn grondig getoetst aan welgedefinieerde doelstellingen', vertelt Julie Leus, Adviseur bij de NMBS. 'Het systeem diende eerst en vooral de vernieuwde processen te ondersteunen. Het was essentieel dat we konden beschikken over een degelijke workflow engine die in staat zou zijn het grote volume aan dossiers en ingewikkelde processen continu op te volgen.'

Leus verwijst tevens naar de nood aan flexibiliteit: 'Het systeem moest voldoende flexibel zijn om zich te kunnen aanpassen aan nieuwe of wijzigende doelstellingen. Procesoptimalisatie is immers een continu en iteratief proces. Niet alleen de processen zijn onderhevig aan optimalisaties. Bijvoorbeeld ook de dossierinhoud en de briefwisseling dienden makkelijk en snel te kunnen worden aangepast aan de evolutie die de juridische dienst dagdagelijks ondergaat.'

'In AXI Case Management vonden we een oplossing die perfect aansluit op onze doelstellingen', vervolgt Leus. 'We hebben nu de mogelijkheid om alle constitutieve elementen van een dossier zelf te beheren, zonder tussenkomst van een ICT verantwoordelijke of de leverancier. Tot en met de creatie van nieuwe dossiertypes toe hebben we alles in eigen hand.'

Goede inpassing in de ICT infrastructuur van NMBS

Een bijzonder aandachtspunt was de eis dat het dossierbeheersysteem zich diende te kunnen inpassen in de bestaande ICT infrastructuur. Guido Doucet, Package Implementation Project Leader ICTRA (ICT for Rails: de Total Solution partner van de NMBS-Groep op het vlak van informatica en telecommunicatie), verduidelijkt: ‘Niet alleen die inpassing in onze infrastructuur was een must. De oplossing diende over een betrouwbare architectuur te beschikken. Kortom, twee belangrijke waarborgen gezien de centrale positie die de oplossing voor dossierbeheer zou innemen. Ook op dit beslissingscriterium scoorde AXI Case Management goed. De oplossing voldoet aan diverse van toepassing zijnde (open) standaarden. In de praktijk worden nu financiële gegevens uitgewisseld tussen SAP en AXI Case Management. Hierdoor kunnen de financiële elementen in het dossier rechtstreeks worden opgevraagd.’

Wat de gebruikers er van vinden

Bernadette Thayse, adviseur bij de NMBS, over de gebruikerstevredenheid: ‘Wat de gebruikers enorm appreciëren is de maximale automatisering van de administratieve taken en de naadloze koppeling met SharePoint. Met AXI Case Management zijn we er ook in geslaagd om de foutenlast te beperken in het gebruik van het systeem door middel van een hergebruik van alle gegevens. Het principe is dat een gegeven maximaal één keer mag ingegeven worden, waarna het maximaal moet hergebruikt worden doorheen de levenscyclus van een dossier.’

De volgende stap

Xavier Ansseau, Afdelingschef bij de Juridische dienst van de NMBS, besluit: ‘Met de indienststelling van AXI Case Management werd het fundament gelegd van wat we binnen de juridische dienst als een eerste fase beschouwen. Onze juridische dienst wenst hier nu op voort te bouwen om steeds meer processen toe te voegen aan het systeem. Ook technologische vernieuwingen staan in studie op ons programma.' 
 

Meer informatie? Neem contact op met Frederik Riebbels