Reclassering Nederland kiest voor inkoopbestelsysteem van AXI

Public
28 september 2020
Reclassering Nederland heeft de opdracht voor een nieuw inkoopbestelsysteem gegund aan AXI, business partner voor softwareoplossingen. Met dit nieuwe systeem kunnen zij zowel het contractbeheer als het inkoopproces optimaliseren en beter managementinformatie genereren om onder andere het inkoopbeleid regelmatig te kunnen toetsen en verbeteren.

Met het digitaliseren van contracten en het operationeel inkoopproces is Reclassering Nederland weer helemaal klaar voor de toekomst. “Het digitaal centraal stellen van alle lopende contracten geeft ons inzicht in lopende overeenkomsten en geeft ons tijdig een signalering van onder andere looptijden, garantietermijnen en prijsherzieningen, waardoor wij het inkoopbeleid kunnen optimaliseren en regelmatig kunnen toetsen”, aldus Edo Corbeek, Hoofd Inkoop Reclassering Nederland.  “Daarnaast geeft het ons inzicht in het aantal en soorten gecontracteerde leveranciers bij de diverse afdelingen binnen Reclassering Nederland.”

 

Best value aanpak volledig remote
De aanbesteding van het nieuwe inkoopbestelsysteem is door AXI met een Best Value aanpak gewonnen. Het implementatietraject wordt in drie fases uitgerold, waarbij per 1 juli 2020 de Contractbeheer module cf. planning live is gegaan en op dit moment hard gewerkt wordt aan de uitrol van het operationele inkoopproces voor de Inkoop- en Facilitaire medewerkers van Reclassering Nederland. In de laatste fase wordt de module Factuurverwerking en de koppeling met AFAS hier aan toegevoegd. Het inkoopbestelsysteem draait op het nieuwe platform van AXI, AXI Purchase to Pay. AXI Purchase to Pay zorgt o.a. voor geautomatiseerde processen voor beoordeling van contracten, het operationeel bestellen via een webshop en factuurverwerking. Daarnaast is er veel aandacht voor gebruiksgemak en overzicht, waardoor medewerkers hier snel en gemakkelijk mee aan de slag kunnen.

Koen Laurijsen, Business Consultant AXI: “Het bijzondere van deze implementatie is dat we, gegeven de beperkte mogelijkheden van afstemming ter plaatse vanwege Corona, het grootste deel van het implementatietraject remote middels MS Teams hebben uitgevoerd. Met als resultaat een succesvolle eerste livegang per 1 juli 2020.”


Integratie e-sourcing platform
In samenwerking met Aanbestedingskalender.nl is er naast een nieuw inkoopbestelsysteem een integratie opgeleverd door AXI met het e-sourcing platform, waardoor er een ‘end-to-end’ oplossing is neergezet voor Reclassering Nederland. Het gehele traject van aanbesteding tot aan facturatie gaat volledig geautomatiseerd verlopen.

 

Neem voor meer informatie contact op met Dick van Veen