Volta rapporteert en visualiseert kwartaalcijfers moeiteloos met Power BI

AXI bouwt voor Volta een datamodel in Microsoft Power BI en optimaliseert de rapportering  

Volta, een Belgische paritaire sectororganisatie voor elektrotechniek, ging op zoek naar een business intelligence en data science oplossing om meer te doen met haar data en om, in het bijzonder, de rapportage van haar kwartaalcijfers te optimaliseren. Microsoft Power BI bleek de geschikte match te zijn.   

Rapportages optimaliseren  

Volta, dat reeds eerder met AXI samenwerkte, was op zoek naar een manier om het maken van haar rapportages te optimaliseren. ‘Het genereren van de (kwartaal)rapportages vereiste elke keer veel manueel werk en had verschillende custom SQL queries nodig, die voor elke periode weer opnieuw aangepast moesten worden’, zo vertelt Thomas Wouters, Business Development Manager BI bij AXI.

‘Volta zocht een manier om dit proces te automatiseren zodat het maken van de rapportering minder tijdsintensief zou zijn en de visualisatie van de data bovendien eenvoudiger zou verlopen. ‘Met de data science en business intelligence oplossing van Microsoft Power BI vonden we de geschikte oplossing om elk kwartaal, in slechts enkele klikken, alle losse data om te vormen tot een mooi en vooral duidelijk rapport’, zo vertelt Wendy De Bruyn, Coördinator financiën en aanvullende vergoedingen bij Volta.   

Datamodel bouwen in Power BI  

AXI ondersteunde Volta bij de inrichting van haar BI omgeving en gaf begeleiding bij de inzet van de omgeving. AXI bouwde allereerst een datamodel uit voor Volta. ‘De custom SQL queries, of zogenaamde scripts, die Volta steeds opnieuw gebruikte om de rapportages uit te voeren, waren het vertrekpunt, zo vertelt Joran De Wilde, Data Scientist bij AXI. ‘We hebben deze queries in detail geanalyseerd om ze vervolgens te consolideren tot één datamodel in Power BI’. Wendy De Bruyn vult aan: ‘Waar Volta vroeger elke query apart, soms met externe hulp, manueel moest aanpassen naar een nieuwe periode of een andere parameter, kunnen we nu een eenvoudig veld aanpassen in het datamodel waardoor het volledige rapport in slechts enkele klikken een update krijgt en de data duidelijk weergeeft’.   

Nadien kreeg Volta de berekeningen zodat het zelf, zonder voorkennis, vlot in staat zou zijn om gedetailleerde rapportages te maken met Power BI. Volta kon zich zo focussen op de formatting en lay-out van het rapport. ‘Met resultaat’, zo vertelt Thomas Wouters, ‘want het stelde hen in staat visueel een zeer mooi rapport te maken’.     
  

Uren werk herleid tot minuten  

‘We twijfelden eerst nog om voor Microsoft Power BI te kiezen, maar we zagen al snel de match voor onze organisatie’, zo getuigt Wendy De Bruyn. ‘Door het gebruik van Power BI hebben we in de eerste plaats een grote tijdswinst kunnen realiseren. Wat we vroeger in enkele uren deden, doen we vandaag in minuten. Ook hebben we geen hulp meer nodig van externen. ' 

‘Naast de automatisering van het proces, stelt de tool ons beter dan ooit in staat om real-time inzichten te verkrijgen uit al onze data via duidelijke dashboards en rapporten. Het zorgt voor een vlottere besluitvorming, een verbeterde samenwerking en datavisualisatie, evenals een grotere transparantie en efficiëntie in onze bedrijfsvoering’.   

‘Het model is bovendien dynamisch naar de toekomst toe’, zo vertelt Joran De Wilde. ‘Extra benodigde rapportages kunnen heel eenvoudig worden toegevoegd.’ 

Realistische planning en feedbackmomenten  

Tijdens het project, dat in totaal zo’n 15 werkdagen gespreid over 5 weken omvatte, werden er op regelmatige basis overlegmomenten ingelast om de strakke deadline te halen. ‘We stonden continu in nauw contact met elkaar, zo vertelt Joran De Wilde. ‘Tijdens de wekelijkse sync werd een stand van zake en planning overlopen. Er werd ook altijd een infomoment voorzien, zodat Volta stapsgewijs vertrouwd raakte met Power BI’.

‘Door de overlegmomenten kwamen uitdagingen snel naar boven en kon er meteen flexibel op ingespeeld worden’, zo vertelt Wendy De Bruyn. ‘Ook gaf AXI steeds een realistisch beeld van de scope van het project zodat we niet voor verrassingen kwamen te staan. Niet onbelangrijk bij IT-projecten!’.