Fuji Oil Europe digitaliseert bedrijfsprocessen: van papieren flow naar Power Platform
Toen Fuji Oil Europe enkele jaren geleden zijn intranet wilde vernieuwen, kwam de voedingsproducent terecht bij AXI. Wat begon als een klassiek Microsoft 365-project groeide uit tot een verregaand digitalisatietraject waarin tientallen processen vandaag volledig via het Power Platform lopen.
“De samenwerking met AXI is een echt partnership geworden,” zegt Stijn D’Hondt, Finance & IT Manager bij Fuji Oil Europe. “Ze denken mee, brengen ideeën aan en zorgen dat we stap voor stap efficiënter werken.”
Fuji Oil Europe is onderdeel van de Japanse Fuji Oil Group en produceert plantaardige oliën en vetten voor de voedingsindustrie. Vanuit de vestiging in Gent levert het bedrijf onder meer cacaobotervervangers en speciale oliën voor chocolade- en bakkerijtoepassingen. Met ruim 175 medewerkers en een sterke focus op R&D bedient Fuji Oil een internationale klantenbasis in Europa, Afrika en het Midden-Oosten.
De uitdaging: tijdrovende, papieren processen
Toen Fuji Oil Europe in 2019 zijn intranet wilde vernieuwen, koos het bedrijf resoluut voor Microsoft 365 en SharePoint. De bedoeling was om een moderne digitale werkplek te creëren, met meer samenwerking en kennisdeling. Al snel kwam daarbij een tweede doel naar voren: manuele, papieren processen vervangen door digitale flows.
“We wilden af van het papierwerk dat telkens van het ene naar het andere departement ging,” vertelt Stijn D’Hondt. “Zo’n flow duurde weken, en documenten raakten soms kwijt. Iedereen werkte op eilandjes, zonder zicht op de voortgang.”
Het interne IT-team zag al snel dat er veel tijd te winnen was door die flows te digitaliseren. Bovendien zorgde de verouderde werkwijze voor frustraties en beperkte transparantie.
De oplossing: Power Apps als motor van efficiëntie
Samen met AXI bouwde Fuji Oil Europe stap voor stap een reeks Power Apps op het Microsoft 365-platform. De eerste en belangrijkste toepassing was de productinitiatieflow, een complexe goedkeuringsflow die verschillende afdelingen verbindt: van R&D en Sales tot Productie, Kwaliteit en Logistiek.
“Vroeger verliep dat hele proces op papier,” legt D’Hondt uit. “Nu vult elk departement zijn deel in via de Power App. Iedereen ziet waar het dossier zit en welke stap nog moet gebeuren. Dat bespaart enorm veel tijd en frustratie.”
De resultaten laten zich voelen:
- Tijdsbesparing: het traject voor de creatie van een nieuw product in SAP is teruggebracht tot ongeveer één week.
- Transparantie: iedereen kan de status van elk dossier volgen.
- Datakwaliteit: fouten en verloren documenten behoren tot het verleden.
AXI bouwde een Power app toepassing die Fuji Oils productinitiatieflow ondersteunt, een complexe goedkeuringsflow die R&D, sales, productie, kwaliteit en logistiek verbindt.
Intussen bouwde AXI samen met Fuji Oil Europe meer dan tien Power Apps, waaronder toepassingen voor klant- en leverancierscreatie, kredietnota’s, cateringbestellingen en investeringsaanvragen.
“We bekijken samen met AXI wat nuttig is, tekenen de flow uit met de betrokken departementen en AXI vertaalt dat naar een werkende applicatie,” zegt D’Hondt. “En ondertussen blijven we de applicaties ook fine-tunen.”
Intussen bouwde AXI samen met Fuji Oil Europe meer dan tien Power Apps, waaronder toepassingen voor klant- en leverancierscreatie, kredietnota’s, cateringbestellingen en investeringsaanvragen.
Flexibel en kostenefficiënt
Een van de troeven van deze aanpak is dat Fuji Oil zijn bestaande Microsoft 365-licenties maximaal benut. Er zijn geen aparte softwarelicenties nodig, enkel de ontwikkelkost van de apps.
Daarnaast zijn de toepassingen eenvoudig aanpasbaar. “Omdat we de logica van Power Apps goed kennen, kunnen we veel zelf beheren,” zegt D’Hondt. “Dat maakt ons flexibel. We hoeven niet telkens naar een softwareleverancier te stappen voor elke wijziging.”
Ook financieel is dat interessant: er zijn geen terugkerende licentiekosten, en aanpassingen kunnen intern worden doorgevoerd.
Een samenwerking die meegroeit
AXI begeleidt Fuji Oil Europe al sinds 2019. Wat begon met de opzet van het intranet, groeide uit tot een hechte samenwerking rond digital workplace en procesoptimalisatie.
“Wat ik apprecieer aan AXI, is dat ze niet zomaar uitvoeren wat we vragen,” zegt D’Hondt. “Ze challengen onze ideeën en komen zelf met verbeteringen. Zo kwamen zij bijvoorbeeld met het voorstel voor een on- en offboarding-app. We hadden daar zelf nog niet aan gedacht.”
Vandaag werkt Fuji Oil Europe verder aan de integratie van Power Apps met SAP, onder meer voor het automatisch aanmaken van klanten en leveranciers. Daarnaast wordt gekeken naar toepassingen rond plant maintenance en verdere automatisering van financiële processen.
“We zien nog veel meer mogelijkheden om te koppelen met SAP en zo manueel werk te vermijden,” zegt D’Hondt. “AXI kent ons bedrijf ondertussen door en door, dus we kunnen snel schakelen.”
