Kind sorteert batterijen
10/02/2017

AXI ontwikkelt customized oplossing voor Recupel Aangiftes

De opvolging van ledenbestanden en periodieke aangiften bij Recupel's aangifteafdeling werd afgehandeld via een los web van applicaties en handmatige stappen, waardoor die eenvoudige taak bijzonder moeilijk en ingewikkeld werd. Strategisch partner AXI werd gevraagd om een nieuwe applicatie op maat te ontwikkelen om alle informatie en processen in te centraliseren. Tegelijkertijd moesten ook alle historische gegevens correct worden gemigreerd naar een nieuw database model.

 

Recupel wordt grotendeels gefinancierd door een bijdrage die in de verkoopprijs is verwerkt van elk nieuw elektrisch en elektronisch apparaat in België. Met die inbreng coördineert en organiseert de vzw de inzameling, sortering , verwerking en recycling van afgedankte elektrische apparaten en lampen. Recupel is ook verantwoordelijk voor de communicatie over en de administratie van haar inspanningen.

 

Als onderdeel van het proces rapporteren importeurs en producenten de hoeveelheid elektrische toestellen die ze op de Belgische markt brengen bij de aangiftedienst van Recupel. De verwerking van deze inkomende datastroom verliep echter niet altijd even efficiënt. Volgens Jan Sabbe, IT-manager bij Recupel, waren daar twee redenen voor: “Enerzijds werkte de afdeling met verouderde technologie. Browsers werden niet langer ondersteund, de interfaces zagen er allesbehalve modern uit en waren ook niet gebruiksvriendelijk… Aan de andere kant waren de gegevens verspreid over verschillende systemen. Voor de uitvoering van één bedrijfsproces diende vaak meerdere gegevens uit verschillende toepassingen gehaald te worden. Met alle informatie-silo's en daarmee samenhangende verwarring kon een interne medewerker die een project opvolgde, het bos door de bomen niet meer zien."

 

 

Technologische innovatie

 

Recupel vertrouwde AXI dit project uiteindelijk toe. “We hebben AXI gevraagd een nieuw systeem te ontwikkelen waarmee eindgebruikers snel en gemakkelijk toegang te kunnen krijgen tot alle gegevens.", vertelt Jan Sabbe. “Daarbij was het belangrijk om de bestaande nuttige en goedwerkende bedrijfsprocessen te behouden."

 

Drie jaar geleden ontwikkelde AXI een logistieke applicatie voor Recupel. “Met dat in gedachten zijn we begonnen met een analyse van de bedrijfsprocessen van de organisatie. De aanpak voor dit project was anders dan onze eerdere samenwerkingen met Recupel”, zegt Piet-Michiel Rappelet, Project Manager bij AXI. 'De business wenste deze keer ook sterk betrokken te zijn, terwijl we normaal gesproken vooral nauw samenwerken met de IT afdeling. De doelstellingen van Recupel waren duidelijk: de aangiftetoepassing moest worden gebouwd op basis van de meest recente Microsoft-technologie. Bovendien moesten we de bestaande applicaties optimaliseren en samenvoegen tot één portaal waar zowel medewerkers als leden gemakkelijk een dossier kunnen opvolgen en de status bekijken. En ook alle historische gegevens dienden te worden behouden."

 

“Vanuit IT hebben we AXI gevraagd om een ​​oplossing op maat te ontwikkelen in plaats van bestaande pakketten samen te voegen. De oplossing moest ook geïntegreerd worden met onze systemen. En belangrijker nog, dit project vereiste de migratie van alle bestaande gegevens naar een nieuwe database. En AXI slaagde er wonderwel in.", voegt Jan Sabbe toe.

 

 

Agile projectmethodologie

 

Binnen de nieuwe applicatie kan een lid nu eenvoudig het aantal eenheden invoeren dat hij op de markt brengt via een online portaal. Medewerkers van Recupel volgen dan bestanden op via een dashboard dat de informatie presenteert binnen dezelfde interfaces en die een logische stroom volgen. “In dit project heeft AXI echt laten zien wat het is waarde in vergelijking met traditionele ontwikkelaars”, concludeert Jan Sabbe. “Ze zijn grandioos geslaagd in het samenbrengen van relevante informatie die aan elke gebruiker moet worden gepresenteerd op basis van hun individuele vereisten. En na slechts een paar workshops begrepen ze reeds de volledige zakelijke context waarin deze nieuwe applicatie moest werken."

 

Om dit te bereiken koos AXI voor een agile en iteratieve projectaanpak, met de eindgebruikers aan het stuur. “Het project begon met een inzichtsfase, waarin we een overzicht van de huidige processen, systemen en data kregen. We zijn vrijwel direct gestart met de datamigratie en het ontwikkelen van een testapplicatie ”, legt Piet-Michiel Rappelet uit. “In korte fases van drie weken formuleerden we de eisen om de testapplicatie te verfijnen en aan te passen, zonder over het overeengekomen budget te gaan en binnen de omvang van het project te blijven. "

 

Om de gebruikerservaring verder te optimaliseren, werkte AXI samen met een derde partij die het team ondersteunde bij het opzetten van de interfaces en het in kaart brengen van de navigatie.

 

 

Een unieke mogelijkheid om gebruikersprofielen te begrijpen

 

Jan Sabbe merkt op “Het project is voltooid binnen het vooraf bepaald budget en de afgesproken deadline. We gingen live op 1 oktober 2016, nadat we beide systemen met dezelfde gegevens parallel hadden laten lopen gedurende één maand. Vanuit IT-perspectief waren we enthousiast, want er deden zich geen grote problemen voor en we hoefden geen ondersteuning te bieden aan zakelijke medewerkers omdat de oplossing zo intuïtief was."

 

De feedback van eindgebruikers is dan ook unaniem positief. “Communicatie met de leden zijn een stuk vlotter dan voorheen ”, zegt Ewout Duyck, de primaire gebruiker van de applicatie.

 

Het succes van dit project is niet het einde van het verhaal. In mei van dit jaar (2017) volgt een vervolgproject om controleprocessen toe te voegen aan de nieuwe applicatie waarbij AXI en Recupel op dezelfde manier zullen samenwerken zoals bij het vorige project.