Wendbare organisatie binnen sterke ecosystemen als lichtpunt tijdens turbulentie

Wat zijn de voornaamste vereisten voor een geslaagde digitale transformatie in de publieke sector en zorgsector? Lees het hier.

Hoe beïnvloedt de crisis de status van digitale transformatie in de publieke sector en zorgsector? Met die focus gingen, Joachim Vanden Brande (Joachim VB), Directeur Architectuur @ LoQutus en Stijn Viaene, Professor Digitale Transformatie @ Vlerick Business School, vergezeld door Dorien Vandormael, Strategic Manager Innovation i-mens, in debat op dinsdag 23 juni 2020. Als leidraad werd het onderzoek naar vormen van digitaal leiderschap en het belang van werken en denken ecosystemen binnen de brede overheidssector gebruikt, met aandacht voor de zorgsector in de context van de afgelopen maanden. Joachim Van den Bergh (Joachim VdB), Senior Researcher @ Vlerick Business School, praatte daarbij het gesprek naadloos aan mekaar.

Lees hier meer over de opzet van het debat.

Lees hier het eerste deel van de write-up van het debat.

De meerwaarde van een sterk ecosysteem

Wat Joachim VdB vooral heeft opgemerkt tijdens deze crisis, is dat de communicatie tussen diverse organisaties zoals overheid, zorg, nieuwe partners, etc. een serieuze uitdaging bleek te zijn. In een ideaal scenario van een sterk ecosysteem is er duidelijke en vlotte communicatie, worden er uitsluitend meetings, intervisies en overlegmomenten met duidelijke focus, afspraken en deliverables belegd en heeft elke participant een duidelijke rol binnen de werking. ‘Goede samenwerking, duidelijke rollen en heldere doelstellingen zijn voor mij de belangrijkste elementen binnen zo’n ecosysteem. Er is hierbij dan ook nood aan een partij die zich profileert als orchestrator, zijnde een coördinator van een ecosysteem om dit alles in goede banen te leiden.’, benadrukt Joachim VdB.

Dorien onderschrijft vanuit haar ervaring als lid van verschillende adviesorganen Joachim’s uiteenzetting. Vanuit perfectionisme en enthousiasme worden er binnen overlegorganen al te vaak zaken meegenomen die buiten de scope van een project of het adviesorgaan vallen. Zelf is het haar ook al overkomen dat ze ideeën opperde toen ze er de opening voor zag, die achteraf gezien niet binnen de doelstellingen van het desbetreffende orgaan lagen. Net zoals bij wendbare organisaties - denk hierbij aan de eerder aangehaalde alcoholgel en de tablets voor de i-mens organisatie -, moeten zaken benoemd maar ook doorverwezen kunnen worden binnen ecosystemen. Dorien hamert op het belang van de eigen sterktes en zwaktes te onderzoeken en kennen. ‘Waar zijn we goed in en waarin niet? Wat kunnen we zelf en wat niet? Wees eerlijk en geef uit handen wat je zelf niet kan. Ga binnen jouw ecosysteem op zoek naar partners en bouw nieuwe relaties uit.’ Zo zit Dorien o.a. in het overlegcomité voor Vitalink, een datakluis voor Vlaamse gezondheidsgegevens. In het comité werd lang gepraat over manieren om deze data te gaan ontsluiten naar burgers, terwijl dat eigenlijk niet de bedoeling van het orgaan was. Met hun doelstelling voorop, besloot het comité hiervoor dan ook op zoek te gaan in hun ecosysteem naar een platform om op aan te sluiten in plaats van er zelf een te gaan bouwen en voorzien.

Stijn stelt vast dat de zorg in België door de overheid wordt gedragen, waardoor de overheid zich in een natuurlijke positie bevindt om als orchestrator oftewel regisseur op te treden. Maar hierbij zou de overheid zichzelf en bepaalde werkingen, projecten, etc. meer in vraag moeten stellen. Blijft de overheid puur en alleen service verlener of neemt deze ook de noodzakelijke rol van regisseur op? Vanuit de crisis constateert hij dat er meer en meer nood is aan efficiënt en effectief regisseurschap. Zo is het in de huidige tijden onvoldoende en niet meer wenselijk dat er niet méér wordt gedaan met bijvoorbeeld een database zoals Vitalink. De aanwezige data zou beschikbaar en bruikbaar gemaakt moeten worden voor samenwerkingen met andere partijen. Er wordt momenteel nog te veel reactief gewerkt, terwijl we hierbij net een proactieve overheid nodig hebben die als regisseur de connectie tussen deze database en innovatieve datapartijen kan stimuleren.

De overheid als wendbare organisatie

Zoals in de vorige blogpost vermeld werd, kon er tijdens de crisis veel meer uitgeprobeerd worden omwille van de zogenaamde regelluwte. Anderzijds werden bedrijven en organisaties, zoals de overheid, die zich in een monopoliepositie bevinden, tijdens de crisis zo goed als verplicht om de eigen werking serieus in vraag te stellen, aangezien deze niet meer toereikend was. Stijn stelt vast dat er vaak - en terecht - wordt geopperd dat er een teveel aan regels is geïnstitutionaliseerd binnen de overheid, maar vooraleer te vervallen in negativiteit vragen we ons beter af waarom die regels in de eerste plaats in voege zijn getreden. Hier is het dan ook essentieel dat niet alles zomaar overboord wordt gegooid en dat regels omtrent eerlijke concurrentie of ter bescherming van minder bedeelde groepen zeker niet uit het oog mogen worden verloren. Stijn raadt een grondige analyse van alle regels aan, met het oog op het identiciferen van de onderliggende logica. Aan de hand daarvan kunnen dan meer gestroomlijnde en een beperkter aantal regels geïmplementeerd worden.

Vanuit de praktijk kan Joachim VB dit alleen maar beamen. Binnen de AXI Groep is er voornamelijk ervaring opgebouwd binnen de Vlaamse Overheid, een vrij complex en gefragmenteerd landschap. Gelukkig worden er wel steeds meer en meer consolidatieprojecten opgezet met als doel om verschillende velden samen te bundelen en zo efficiënter te kunnen werken. Een mindset verandering is hierbij de eerste noodzakelijke voorwaarde volgens Joachim VB. Wanneer een gemeenschappelijk doel ontbreekt, worden hokjesdenken en fragmentatie namelijk net gestimuleerd. Terwijl er gestart moet worden met – misschien zelfs theoretische architectuur – analyses rond de centrale spil in dit verhaal, namelijk de burger of patiënt of consument. Al te vaak blijven organisaties zichzelf van binnenuit heruitvinden, terwijl het net omgekeerd dient te gebeuren. Organisaties zouden vanuit het standpunt van de burger, patiënt of consument moeten denken en op die manier beter tegemoetkomen aan hun wensen en noden. Een prachtig voorbeeld hiervan is de krachtenbundeling van i-mens met Familiehulp en Mederi – hun rechtstreekse ‘concurrenten’. Samen zetten ze een nieuwe coöperatie op voor hulp op afstand, namelijk de zorgcentrale Z-Plus. Wanneer een patiënt thuis op een alarmknop duwt, moet een zorgverlener zo snel mogelijk kunnen helpen. De zorgverlener die zich op dat moment het dichtste bij de hulpbehoevende bevindt, ongeacht voor welke organisatie die werkt, zal zich aanbieden bij die persoon.

Dergelijke prachtige voorbeelden binnen en rond de organisatie i-mens, bewijzen enerzijds dat het perfect mogelijk is om samen te werken als opengestelde, wendbare organisatie binnen een sterk ecosysteem met partners én zelfs concurrenten zonder afbreuk te doen aan de eigen organisatie. Anderzijds komt een organisatie op deze manier wel degelijk en gewoonweg beter en efficiënter tegemoet aan de wensen en noden van de burger, de patiënt, de consument.