AXI Store Auditing app Blog Glenn
29/01/2021

Heropen uw winkels efficiënt en snel

Zowel het sluiten van de winkels als het heropenen van de winkels, kost enorm veel inspanning voor de winkelteams. Het liefst wil u als retailer, zodra het weer kan, dat alle winkels zo snel mogelijk up-and-running zijn om klanten te ontvangen en door te gaan met de werkzaamheden zoals vóór de lockdown.

 

Zowel de winkelmanager en het personeel als de regio- en operationsmanager spelen hierin een cruciale rol. Bereid u dus heel goed voor.

 

 

Maak een stappenplan

 

Het succes van retailers, wordt mede bepaald door het feit dat zij hun zaken beter uitvoeren dan de concurrent. Hierbij is het bij een heropening van belang dat u de belangrijkste zaken als eerst op orde krijgt en de minder belangrijke zaken pas later. De eerste indruk van de klant, na een lange periode van afwezigheid, is bepalend.

 

Maar wat is het belangrijkste voor uw retailorganisatie?

Gezondheid en veiligheid? De klantervaring? Het bedrijfsresultaat? Denk hier goed over na voordat u aan de slag gaat en rangschik uw belangen van meest belangrijk tot minst belangrijk. Ga vervolgens met de winkelmanagers aan de slag, om duidelijk te maken welk stappenplan ze moeten volgen.

 

 

Zet vragenlijsten op

 

Nadat u met de winkels hebt gecommuniceerd welk stappenplan zij moeten volgen, is het belangrijk dat ze dit ook naleven. Het is goed dat u uw ondernemers en winkelmanagers de vrijheid geeft om zelf te ondernemen, maar controle is hierin een essentiële factor.

 

Zodra de winkels weer open zijn, zullen ook de regiomanagers verantwoordelijk gesteld moeten worden dat deze stappen daadwerkelijk uitgevoerd worden. Zorg ervoor dat zij de juiste middelen hebben om hun winkels te controleren, door een (of meerdere) checklists op te stellen. 

 

Denk bijvoorbeeld aan volgende checklists:

 

  • Checklist heropening winkel (zie voorbeeld checklist onderaan)
  • Checklist welzijn werknemers
  • Checklist winkeloperatie
  • Checklist visuele merchandising

 

Door deze checklist(s) digitaal af te nemen, krijgt de operations manager op een snelle en efficiënte manier inzicht in de winkelsituatie en kan hij/zij, waar nodig, bijsturen. De doorlooptijd naar de winkels zal hierbij verkort worden, omdat de operations manager de informatie direct ter beschikking krijgt via een digitaal platform.

 

 

Automatiseer checklists, actieplannen en taken

 

  1. Automatiseren bespaart tijd en dus kosten. U heeft niet langer de tijd om achter antwoorden aan te jagen en het risico te lopen dat de gezondheids- en veiligheidsnormen niet goed worden nageleefd. Automatiseer vandaag nog, verlaag de communicatie- en uitvoeringskosten in de winkel, verminder de risico's en voer sneller uit, op grote schaal.
  2. Implementeer en verifieer normen, taken en actieplannen in de winkels. Zorg voor vertrouwen en bewijs a.d.h.v. real-time actieplannen en fotoverificatie.
  3. Volg de voortgang en automatiseer het gehele proces.

Voorbeeld checklist heropening

Na een tijdelijke sluiting is er veel te doen om de winkels weer op gang te krijgen en klaar te maken om de klanten opnieuw te verwelkomen.

 

Gebruik deze voorbeeldchecklist om ervoor te zorgen dat essentiële details niet over het hoofd gezien worden.

Store auditing app blog Glenn

De medewerkers

 

  • Zijn alle werknemers gezond en bereid om weer terug aan het werk te gaan?
  • Is het heropeningsschema al gecommuniceerd met alle medewerkers?
  • Zijn de nieuwe werkshifts en -roosters al communiceerd richting de werknemers?
  • Worden werknemers ingedeeld in twee of meerdere groepen tijdens het opzetten van de winkel voor de heropening?
  • Zijn alle winkelsleutels opnieuw uitgedeeld aan de juiste personen?

De inventaris

 

  • Wat is de status van de voorraad?
  • Hoeveel Out-Of-Stocks zijn er per categorie?
  • Wat is het verlies van producten die tijdens de sluiting zijn beschadigd of afgeschreven moeten worden?
  • Is er al contact opgenomen met de leveranciers om de product- en leverschema’s bij te werken?

Het exterieur van de winkel

 

  • Is het buitenterrein geveegd?
  • Zijn de winkelramen gewassen?
  • Wat met richels, deuren en andere exterieur factoren?
  • Is al het puin aan de voorkant van de winkel opgeruimd?
  • Hoe schoon is de parkeerplaats?
  • Hoeveel % van de parkeerplekken is beschikbaar?
  • Werkt de slagboom(indien aanwezig)?
  • Is de buitenkant van het gebouw schoon en verlicht?
  • In hoeverre is de groenvoorziening onderhouden en opgefrist?
  • Zijn de promotieborden en marketinguitingen bij het raam up-to-date?

De winkelvloer

 

  • Is alle verlichting binnen werkend en schoon?
  • Zijn de deuren en deurknoppen schoon?
  • Is de vloer geveegd en gereinigd?
  • Zijn de displays afgestoft?
  • Zijn alle promotiematerialen en andere marketinguitingen up-to-date?.
  • Is er personeel ingepland om nieuwe marketingacties te plaatsen?
  • Kloppen de voorraadstanden?
  • Zijn de prijzen van de producten gecontroleerd?

Faciliteiten en veiligheid

 

  • Is de voorraad, die binnen is gekomen terwijl de winkel gesloten was, verwerkt in de winkel en het magazijn?
  • Zijn de luchtroosters schoongemaakt en filters vervangen?
  • Werken alle HVAC en sanitaire schermen?
  • Is er controle geweest op ongedierte?
  • Is het magazijn klaargemaakt om leveringen te kunnen ontvangen?
  • Zijn alle sloten nog in goede staat en/of vervangen?
  • Werken alle bewakingscamera’s?
  • Werkt het alarmsysteem?
  • Zijn de alarmcodes, indien nodig, aangepast?
  • Zijn de werknemers ingelicht over het nieuwe beleid van handhygiëne, gezondheid en veiligheid?

De Point of Sale

 

  • Starten alle POS-systemen op en werkt alle aangesloten apparatuur?
  • Is er getest of de kassa’s klaar zijn om transacties te verwerken?
  • Zijn de kassa’s geteld?
  • Is de POS schoon, ontsmet en vrij van persoonlijke bezittingen?

De toiletten

 

  • Werken alle wasbakken en wc’s?
  • Werken alle lichten?
  • Zijn de personeelstoiletten schoongemaakt?
  • Zijn de klanttoiletten schoongemaakt?
  • Is alle voorraad in de wc goed bijgevuld? Denk aan zeep, ontsmettingsmiddel, schone handdoeken, toiletpapier.
  • Zijn er nog genoeg toiletbenodigdheden op voorraad?