Drie gouden tips om MS Teams efficiënt en veilig in te zetten

Door de COVID-19 crisis namen bedrijven 'snel' MS Teams in gebruik, zonder na te denken over richtlijnen of beheersregels. Een toekomstgerichte M365 omgeving opzetten is aangewezen.

Als je een IT Manager bent, werd u voor de lockdown waarschijnlijk reeds al te vaak gecontacteerd door verschillende bedrijven met als boodschap “Plan het gebruik en de roll-out van Teams goed op voorhand om problemen in de toekomst te vermijden”, “Denk na over beheersregels, delen met externe partijen, welke features u wilt gaan implementeren en welke zeker niet.”

Maar dan moet u plots van de ene dag op de andere van thuis uit remote werken.
Veel organisaties gingen dan ook snel met MS Teams aan de slag zonder na te denken over richtlijnen en beheersregels. Op korte termijn goed voor de productiviteit van de medewerkers.

Maar op langere termijn zullen organisaties merken dat informatie ongestructureerd verspreid zit over verschillende, misschien wel honderden, teams. Bovendien lopen organisaties het risico dat informatie verloren gaat doordat bv. een Teams site vergeten wordt of in verkeerde handen terecht komt doordat externe leden - uit een project dat beïndigd werd - er niet uitgehaald werden.

Drie handige tips om MS Teams efficiënt en veilig in te zetten

Om zowel de productiviteit als de veiligheid binnen uw organisatie te kunnen garanderen, reik ik volgende 'golden tips' aan:

• Denk er goed over na of iedereen MS Teams sites mag aanmaken of bijvoorbeeld enkel managers en Team Leaders. Dit om een wildgroei aan MS Teams te voorkomen.
• Als u geen gebruik wenst te maken van externe toegang, kunt u dit per default uitzetten. Zo blijft uw data altijd veilig binnen uw eigen organisatie.
• Zorg ervoor dat al uw medewerkers weten hoe ze binnen MS Teams een file moeten uploaden, kunnen samenwerken aan een document, hierover kunnen communiceren en een thread kunnen volgen en eraan deelnemen.

Door Dries Verdonckt, M365 Teamcoach & Strategist bij AXI