A day in the life - Pieter Vunckx

Elk jaar tijdens mijn feedback and forward gesprek kwam het goede voornemen ‘Pieter, probeer wekelijks een dag thuis te werken’ telkens opnieuw naar voor. 

De praktijk leert dat - soms tot ongenoegen van mijn vrouw - dat ik er niet altijd toe kwam door een (over)volle agenda met meetings op de kantoren of extern bij de klanten.

Maandag 16 maart 2020 zorgde daar willens nillens ineens voor een verandering. We werden verplicht om dagelijks van thuis te werken en ons hierrond te organiseren. De eerste week was - ik geef het toe - een hel. Een overvolle agenda, één-op-één gesprekken met het team en met de management ploeg van de divisie. Vragen als ‘Kan iedereen thuis werken?’, ‘Zijn alle klanten bereikbaar?’, maar bovenal ‘Is iedereen gezond?’ kwamen daarbij aan bod.

Ik denk dat we van geluk mogen spreken dat maar één klant zijn activiteiten helaas drastisch heeft moeten terugschroeven.  Voor de rest lopen de projecten vlot verder en verlopen de klantencontacten nog steeds op dezelfde manier.

Dagelijks starten we daarom met een MS Teams teammeeting zodat iedereen op de hoogte is van de stand van zaken en er eventuele problemen kunnen worden aangekaart. Ook de klanten nemen deels deel aan deze meetings om de betrokkenheid met hen optimaal te kunnen houden.

Waar ik vroeger mezelf achternaliep van meeting naar meeting  - vaak nog over Gent en Willebroek gespreid - kan ik nu blijven zitten op mijn bureaustoel en via MS Teams aan de verschillende meetings deelnemen. Dit zorgt toch voor een ietwat rustiger en minder stressvol verloop van de dag, met de nodige ademruimte, die ik voorheen misschien teveel miste.

Naast m’n dagelijks meetings met het team binnen de projecten, hou ik ook op geregelde tijdstippen one-to-one’s met mijn teamleden om te horen hoe het met hen gaat. Sommige collega’s zitten helemaal alleen thuis en wens ik dus zeker goed op te volgen. Bij collega’s met kinderen probeer ik ook te zoeken naar oplossingen als het fulltime werken in combinatie met kinderopvang en schooltijd moeizamer verloopt. Maar ik wil via deze weg toch al graag mijn geweldige team heel hard bedanken voor de afgelopen periode. Het is een zeer zelfstandig team dat proactief initiatieven neemt en onderling met elkaar contact opneemt als er vragen en/of problemen zijn rond een project.

Met het management team maken we ook gebruik van MS Team voor de verschillende meetings. Of iedereen zich mentaal en fysiek goed voelt, is steeds het belangrijkste en eerste punt op de agenda. Daarna gaan we over tot de orde van de dag, de opvolging van de projecten en de units, waar ook hier alles remote vlot kan verlopen. Toch een interessante les voor het post-lockdown tijdperk me dunkt. Ik denk niet dat ik nog zo snel halverwege de dag in mijn auto zal springen om van Willebroek naar Gent (of omgekeerd) te rijden voor een meeting! Ik zal dan jammer genoeg mijn excuus ‘ik stond vast voor de brug’ niet meer zo vaak kunnen inzetten als ik weeral eens ergens te laat opduik.

Daarnaast vragen de huidige omstandigheden toch ook veel van ons als medewerker in combinatie met onze thuissituatie. Mijn echtgenote werkt ook nog quasi fulltime - in de farmasector - en we hebben hier drie kindjes rondlopen (dochtertje van 5 jaar en een tweeling van 1,5 jaar oud), dus op dat vlak is het toch ook een hele challenge. De voorbije weken hebben we ons dan ook moeten behelpen en ons organiseren volgens verschillende creatieve manieren ?. Gelukkig is vanaf deze week de crèche terug deels beschikbaar waardoor we op dat vlak even op adem kunnen komen.

Geschreven door Pieter Vunckx, Unit Manager Integration bij AXI