Een verborgen parel in M365 en Teams: Microsoft Planner

Modern Workplace
20 april 2020
Kent u Microsoft Planner al? De planning tool binnen de M365 stack. Via deze blog wil ik jullie de voordelen van MS Planner toelichten en jullie begeleiden om een eigen Planner op te zetten.

Kent u Microsoft Planner al? De planning tool binnen de M365 stack. Samen met mijn collega’s stel ik vast dat nog niet veel organisaties gebruik maken van de voordelen van deze handige planningtool. Via deze blog wil ik jullie dan ook de voordelen van MS Planner toelichten en jullie begeleiden om een eigen Planner op te zetten.

Kijk alvast of MS Planner standaard beschikbaar is binnen uw tenant: Ga naar http://tasks.office.com

Binnen onze eigen organisatie gebruiken we MS Planner al jaren en deze tool heeft ons al heel wat voordelen opgeleverd. Zo kunt u gemakkelijk taken toevoegen, gebruikers aanpassen, deadlines verleggen, rapporteren op voortgang en ga zo maar door. Taken die vaak in de achtergrond verdwijnen, blijven zichtbaar, dus geen excuus meer om een taak te vergeten ?.

Alles start met een plan

Binnen Microsoft Planner is het hoogte niveau een plan. U kunt een plan creëren voor uw project, uw team, een evenement of om het even wat u ook wenst te plannen. Voor elk plan definieert u wie eraan mag meewerken. Deze groep personen kunnen het plan zien, aanpassen en aan taken toegevoegd worden of zelf taken aanmaken.

Elk plan bevat een ‘bucket’ of emmer, die een set taken bevat. U kunt bijvoorbeeld een bucket ‘Projectmanagement’, ‘Analyse’ of ‘Development’ creëren voor uw projectplan. Een andere mogelijkheid is dat u de buckets vernoemt naar de verschillende teams die moeten samenwerken.

Op het laagste niveau, bevinden zich de taken zelf, die u kunt creëren in de buckets.

Visualiseer en beheer uw taken in MS Planner

Eens u een plan hebt opgesteld en uw buckets zijn aangemaakt, wordt het tijd om uw taken toe te voegen aan de buckets.

Een taak heeft drie eigenschappen:

  1. een taaknaam
  2. de aangewezen persoon
  3. een deadline.

Binnen elke taak is het ook mogelijk om bijkomende informatie toe te voegen. Zo kunt u het volledige team op de hoogte houden van de vooruitgang die gemaakt wordt.

Drie verschillende overzichten in MS Planner

Ook de visualisatie van uw plan is één van de vele gebruiksvriendelijke toepassingen van MS Planner. Stel, u heeft een dozijn taken, verspreid over verschillende personen in uw team, met allemaal verschillende deadlines. Hoe kunt u nu makkelijk het overzicht behouden?

MS Planner geeft u zonder moeilijkheden drie verschillende overzichten van uw plan: per bucket, persoon of vooruitgang.

  1. Wanneer uw buckets vernoemd zijn naar de teams die samenwerken op uw project is het logisch dat u ze ook zo groepeert. Het biedt u tenslotte een overzicht van alle taken per team zodat u potentiële knelpunten snel kunt opsporen en ook kunt zien welk team bijvoorbeeld zonder werk dreigt te vallen of een belangrijke deadline zal missen.
  2. Groeperen per persoon is dan weer interessant wanneer teamleden op individuele basis hun eigen takenlijst willen consulteren. Iedereen kan dan zijn takenlijst raadplegen met bijhorende deadlines.
  3. Een derde mogelijkheid is groeperen op vooruitgang. Dit kan vooral handig zijn als u de algehele vooruitgang van het project wilt beheren. Gezien MS Planner ook over een ‘Reporting’ module beschikt (zie verder) overlappen deze functies voor een stuk.

My Task

Als laatste is er ook een link naar ‘My Tasks’ beschikbaar, waar u taken over alle projecten heen in een oogopslag kunt zien.

In dit voorbeeld zijn ze gegroepeerd per plan, maar u kunt ze ook per vooruitgang groeperen.

Helder rapporteren over uw plan in MS Planner

Het laatste kenmerk dat we graag met u delen, is de mogelijkheid om te rapporteren over uw plan. Voor deze functie voorziet MS Planner in twee grafieken:

  1. De eerste toont de vooruitgang van het volledige project. Hier kunt u zien hoeveel taken nog moeten starten, op welke taken er al vooruitgang geboekt is, welke taak te laat of al afgewerkt is. Door op één van de vier kleuren te klikken krijgt u de bijhorende lijst taken te zien en kunt u simpelweg navigeren naar de details van een specifieke taak. Deze grafiek is handig in gebruik omdat we direct kunnen focussen op de taken die te laat zijn.
  2. De tweede grafiek is meer gedetailleerd, u ziet er namelijk ook de groepering per persoon terug. Deze visualisatie is handig voor project managers om op te volgen wie er bijvoorbeeld te veel of te weinig werk heeft en wie taken (telkens) te laat of op tijd aflevert. Deze grafiek stimuleert transparante communicatie en samenwerking tussen teamleden. Daarboven versterkt het spontane samenhorigheid, u ziet tenslotte waar iedereen mee bezig is en u kunt helpen waar nodig.

Hoe mogelijke valkuilen bij het gebruik van MS Planner voorkomen?

Door veelvuldig gebruik en onze expertise in information architecture kunnen we volgende tips met u delen:

  1. Gebruik de buckets niet voor bestaande functionaliteiten zoals personen. Gebruik het voor teams of voor verschillende aspecten van uw plan. Voor een event kunt u buckets creëren voor catering, locatie, decoratie, etc.
  2. Gebruik ook de bestaande gekleurde categorieën niet voor bestaande functionaliteiten. Gebruik ze om een horizontaal schema te creëren. Als u de buckets indeelt volgens uw team(s), kunt u bijvoorbeeld taakprioriteiten of -types gebruiken in de categorieën.
  3. Organiseer frequente, vaste momenten met uw team(s) om het plan samen te overlopen. Bespreek openstaande taken, deadlines, taken die te laat zijn, etc. Zo houdt u de communicatie open, is iedereen op de hoogte en blijft het bord relevant en up-to-date.
  4. U kunt meerdere mensen aan één taak toewijzen. Dit kan handig zijn, maar let hier toch mee op. Zorg er zeker voor dat het duidelijk is wie de leiding neemt bij de taak en wat verwacht wordt van de verschillende personen.

Nu is het aan u

Ontdek de vele voordelen van MS Planner en voer een nieuwe, zeer efficiënte manier van plannen in, binnen uw organisatie.
De volgende afbeelding geeft beknopt de Office 365 Planner functies weer. Gebruik deze gerust om snel met uw plan(nen) te kunnen starten.

Geschreven door Sebastiaan Mindreau