De pragmatische kijk van business analisten op de continuïteit van uw business

Modern Workplace
20 april 2020
Als thuiswerk de norm wordt, is het cruciaal dat een bedrijf een goede kennis heeft van de processen en applicaties, alleen zo kunnen de juiste digitale tools op een correcte manier ingezet worden.

“Tijdens deze periode moeten we zoveel mogelijk omschakelen naar thuiswerken met een digitale werkplek die ondersteund wordt door allerlei digitale tools. Het is hiervoor van cruciaal belang dat een bedrijf een goede kennis heeft van de processen en applicaties, alleen zo kunnen de juiste tools op een correcte manier ingezet worden.”

In het begin van deze moeilijke periode kregen we dag na dag nieuwe, steeds strengere maatregelen opgelegd om de COVID-19 pandemie in te dijken. De regering neemt deze maatregelen om ons en onze naasten te beschermen tegen dit virus en ieders gezondheid te vrijwaren. Maar niet iedereen lijkt dit beleid te steunen en de maatregelen hebben hier en daar zelfs een averechts effect. Denk maar aan de cafés en restaurants die nog open waren, aan de zogenaamde ‘lockdown parties’ die nog steeds georganiseerd worden of aan de mensen die momenteel extreem hamstergedrag vertonen in de supermarkten. Deze reacties komen eigenlijk naar boven uit schrik, ongeloof en onbegrip ten gevolge van deze nooit eerder geziene, drastische maatregelen.

Als analist komen we ook vaak in zeer gevoelige situaties terecht. Zo zagen we bij verscheidene organisaties dat het management een bepaald proces wil veranderen, maar hierbij vergeet om de medewerkers te raadplegen. Medewerkers voelen zich dan vaak onbegrepen en gepasseerd. Dankzij de pragmatische kijk van een business analist kan deze situatie gecounterd worden. Business analisten proberen zowel de belangen vanuit het business als vanuit het IT perspectief te vertalen in de juiste woorden en de juiste context zodat iedereen begrijpt wat we aan het doen zijn en waarom.

We leven in een VUCA-wereld (Volatile, Uncertain, Complex en Ambiguous). Wat houdt dit concreet in? Dat niemand weet hoe een bepaalde situatie in de toekomst zal evolueren. We zien nu met eigen ogen dat we op andere manieren en vanuit andere locaties even efficiënt en productief kunnen (samen)werken. Maar hoe aligneren we dit met onze visie als onderneming? We staan aan de overgang naar een flexibelere werkwereld, waar een duidelijke en sterke visie nodig is als solide basis.

Vrijheid en vertrouwen

Wat we stilaan wel beginnen in te zien, is dat deze pandemie onze samenleving drastisch kan en zal veranderen. We zien nu met eigen ogen dat we op andere manieren en vanuit andere locaties even efficiënt en productief kunnen (samen)werken. Maar hoe aligneren we dit met onze visie als onderneming? We staan aan de overgang naar een flexibilere werkwereld, waar een duidelijke, sterke visie nodig is als solide basis..

Sinds het uitbreken van de huidige crisis wordt er opnieuw meer en meer gesproken over ‘de digitale werkplek’. Maar wat houdt dit eigenlijk in? Een korte zoektocht leert al snel dat er geen eenduidige definitie voor het begrip bestaat. We zijn allemaal continu geconnecteerd via internet, waardoor we verschillende fysieke werkplekken kunnen bundelen in een digitale omgeving. Die digitale omgeving is dan op elk tijdstip en vanuit elke plaats toegankelijk.

Een internationale studie van Buffer (2019) [1] geeft aan dat 99% van de ondervraagden liefst deels van thuis uit zouden kunnen werken en dit gedurende de rest van hun carrière. Medewerkers van thuis laten werken zorgt voor een nieuwe dimensie in de band tussen werknemer en werkgever. Je voelt je als werknemer meer gewaardeerd omdat je een extra graad aan vrijheid en vertrouwen krijgt. Dit zal op termijn voor een hogere productiviteit zorgen.

Verder zal er in vele bedrijven echter wel geëvolueerd moeten worden naar een nieuw soort management die ook een nieuwe bedrijfscultuur met zich meebrengt. Een open cultuur die ervoor zorgt dat werknemers niet afgeschrikt worden om van thuis uit te werken. Er zullen eveneens duidelijke regels moeten opgemaakt worden rond thuiswerk. Verder zou de digitale werkplek in zijn staat moeten zijn om het teamgevoel te kunnen versterken.

Goed gedoseerd thuiswerken zou de richting moeten worden waarnaar we willen evolueren. En thuiswerk zou een motivatie moeten zijn om tijdens deze turbulente tijden verder te kunnen werken. Want het stilleggen van bepaalde activiteiten kan er in deze VUCA-wereld voor zorgen dat we bij het hervatten van het werk terecht komen in een totaal andere situatie. We moeten zoveel mogelijk onze normale activiteiten laten doorgaan of op zijn minst toch de situatie rond projecten e.d. blijven opvolgen. Dit kan er hopelijk voor zorgen dat we een economische crisis toch enigzins kunnen inperken.

Hoe ga ik te werk?

Ze zeggen soms: ‘goeie afspraken maken goeie vrienden’. Ondertussen heb ik ondervonden dat dit een gouden regel is als je met velen van thuis moet werken. En dit zowel op privé als op professioneel gebied, want meestal ben je niet de enige persoon in het gezin die van thuis uit moet werken en/of studeren. Telefoontjes en meetings doen in dezelfde ruimte doen, kan dan soms wel eens voor problemen zorgen natuurlijk...

En daar bovenop heb ik de laatste weken zelf ervaren hoe vermoeiend online meetings en workshops kunnen zijn. Online meetings vergen een andere aanpak dan real life meetings. Het is dus belangrijk om in het begin goede afspraken te maken, een gestructureerde agenda op te zetten en voldoende pauzes in te plannen. We willen namelijk niet dat onze deelnemers tijdens onze meeting/ workshop de aandacht verliezen. Daarnaast is het ook belangrijk om in een grote groep, vooral met mensen die elkaar niet (goed) kennen, jezelf steeds voor te stellen als je aan het woord komt. En eventueel je microfoon even te dempen als je in een rumoerige omgeving zit ?.

De verleiding om tijdens een remote meeting je webcam niet aan te leggen is soms groot. Maar na enkele meetings zonder webcam, merkte ik al snel dat lichaamstaal vaak al de helft van het verhaal vertelt. Zo was er iemand die opvallend stil was en in eerste instantie zou je misschien denken dat die persoon met alles akkoord ging... Echter aan de lichaamstaal van de persoon kon je merken dat hij eigenlijk helemaal niet akkoord was, maar zijn mening niet durfde uiten. Het is dan aan ons als analist om dit te zien en daarop in te spelen.

Aangezien we nu veel minder tot zelfs niet meer in fysiek contact kunnen en mogen komen met onze klanten, is het uitermate belangrijk om zeer transparant te werk te gaan. Wij gebruiken dagdagelijks tools zoals Confluence en Miro. In deze tools is het zeer eenvoudig om documenten te delen. Plus, het leuke van deze tools is dat iedereen er rechtstreeks en live opmerkingen kan op aanbrengen.

Transparant zijn heeft daarnaast ook te maken met de openheid binnen jouw projectteam. Aangezien je elkaar veel minder ziet, komt de communicatie automatisch ook op een lager pitje terecht. Maar net daarom moet je er extra voor zorgen om de conversatie levend te houden, door bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks – afhankelijk van de complexiteit en urgentie van het project - de status van het project in team te overlopen.
Laat van thuis uit werken dus zeker geen barrière zijn om meetings te annuleren of projecten uit te te stellen. Het vergt gewoon een andere aanpak van werken, you can do this!

Tijdens deze periode moeten we zoveel mogelijk omschakelen naar thuiswerken met een digitale werkplek die ondersteund wordt door allerlei digitale tools. Het is hiervoor van cruciaal belang dat een bedrijf een goede kennis heeft van de processen en applicaties, alleen zo kunnen de juiste tools op een correcte manier ingezet worden. Wacht dus niet te lang met het analyseren van processen en applicaties, zorg ervoor dat je voorbereid bent op (crisis)situaties zoals we die vandaag kennen.

[1] 2471 respondenten waarvan 84% Amerikanen, 6% Canadezen, 6% Britten, 4% Spanjaarden. De overige respondenten kwamen uit Frankrijk (3%), Duitsland (3%), Ierland (3%), India (2%), Italië (1%). Voor de overige 22% was er niet meer dan 1 respondent per land, deze werden dan ook niet gedocumenteerd. 38 % werkt in een software omgeving. Andere respondenten werken in volgende sectoren: IT & services (18%), Marketing (12%), Media & publishing (4%), onderwijs (3%), non-profit (3%), gezondheidssector (2%), toerisme (2%), consumentengoederen (2%), overheid (1%), wetgeving (0,5%), andere (3%).

Geschreven door Steffi Coysman, Business Analyst - IT consultant @AXI Group