A day in the life - Natalie Dirickx, Marketing Assistant @AXI

Modern Workplace
30 maart 2020
Telewerken was niet nieuw voor mij. Eén dagje in de week van thuis uit werken. Zalig. Plots werd dat ‘ongestoord’ dagje werken per week omgezet naar elke dag online overleggen via MS Teams.

(Tele)werken in tijden van Corona.

Telewerken was niet nieuw voor mij. Eén dagje in de week van thuis uit werken. Zalig. Een dag waarbij je taken waar je de rest van de week niet toe komt, eindelijk kunt afwerken. Of even ‘ongestoord’ kunt werken aan een project. Met de nadruk op ‘ongestoord’. Natuurlijk zijn GSM en MS Teams nooit veraf. En da’s natuurlijk maar normaal. Mijn collega’s en de mensen van het marketing team waar ik nauw mee samenwerk, kunnen me via Teams gemakkelijk bereiken voor een vraag. Maar ook andersom, ik maak er ook handig gebruik van om snel iets af te toetsen of concreet te overleggen over iets waar ik mee bezig ben. Je totaal afsluiten van de buitenwereld is nooit goed!

En dan kwam Corona. Plots vroeg mijn werkgever AXI om zo veel mogelijk van thuis uit te werken. Geen probleem, dat doen we wel even. De week erna werd beslist dat alle AXI vestigingen gesloten werden. Vanaf dan MOEST iedereen wel aan telewerk doen. En plots werd dat ‘ongestoord’ werken één dag in de week omgezet naar constant en instant online overleggen via MS Teams.

Online meetings: de marathon-sessies

Dik OK. Elke dag je collega’ zien via de camera maakt het doelloos ‘in je kot blijven’ net iets lichter. Je hebt reden om elke dag onder je douche te kruipen, je haar fatsoenlijk te kammen (geen kapper meer die werkt dus dat wordt niet gemakkelijk) en ja, toch ook je ‘deftige’ kleren aan te trekken alsof je elke moment zou kunnen vertrekken. (haha .. wishful thinking! maar ik blijf het toch maar volhouden). Dit alles versterkt in elk geval wel mijn mentale veerkracht.

Mijn ‘home office’ dat zich in de living bevindt, deel ik met manlief en twee kinderen van 9 en 11. Niet altijd even gemakkelijk maar wel een bewuste keuze. Heel de dag op een zolderkamertje doorbrengen met alleen een Velux dakraam om te checken dat de zon effectief schijnt, kan me niet motiveren. Verbazend genoeg kan ik me heel goed afsluiten van mijn privé-situatie. Telewerken gaat echt heel goed met de MS Office tools waar we allemaal mee werken.

Mijn eerste Teams berichtje komt binnen via mijn Apple Watch. ‘Snel even overleggen?’. Mijn pc staat al even aan.  Je deelt wat ditjes-en-datjes met elkaar om de werkdag leuk te starten en daarna kan het echte werk beginnen. Dagen worden gevuld met de ene MS Teams meeting na de andere. Gewapend met headset ‘join’ ik de eerste week vol goeie moed elke online meeting. Af en toe verschijnt er een kind mee op de achtergrond. Even checken met wie mama al die online meetings heeft.  Ondertussen kennen mijn kids de namen van al mijn collega’s waar ik mee in gesprek ben en nog veel zal zijn. Toch even een ‘handige feature’ meegeven in Teams: ‘Blurr my background’. Echt top! Zo geef ik net genoeg inkijk in mijn private office op de manier zoals ik dat zelf wil. En met mijn headset op blijven de Teams gesprekken volledig afgeschermd en hoeft mijn gezin niet mee te genieten van alle overlegmomenten. De enige die ze horen praten ben ik, maar dat zijn ze wel gewoon ?.

Maar wie denkt dat online meetings ‘easy peasy’ zijn, heeft het mis. Je bent dan wel met elkaar verbonden, het vergt ook veel energie om productief en ‘bij de les’ te blijven tijdens zo’n online meeting. Bij AXI doen we de online meeting net zoals we de real ‘face-to-face’ meetings zouden doen. Dus … systematisch wordt na een uurtje vergaderen een korte break ingelast. Da’s meer dan welkom. Want na een uurtje online ‘Teamsen’ heeft een mens even nood aan een korte plaspauze of een goeie koffie. Wel zonder praatje aan het koffieapparaat. Dat mis ik wel.
 
Deze middag overleg met mijn collega Luc Walgraeve en Carlo Usala. Carlo had een presentatie gemaakt die we graag even met hem wilden overlopen. Ik kan mijn scherm via Teams delen met mijn collega’s in de call. Ik deel met hen de PowerPoint die Carlo in Team heeft toegevoegd en maak de nodige aanvullingen en aantekeningen. Iedereen kan real-time mijn aanpassingen volgen en is betrokken bij het verhaal. Handig!

Collega Eline de Baets heeft in een volgende Teams meeting het verslag in OneNote van de vorige meeting (die nog plaatsvond op kantoor!) gedeeld op scherm. Handig om te zien wie welke to do’s voor zijn rekening zal nemen. Ze worden nog even overlopen door Eline en concreet aangevuld met namen. Voila, iedereen heeft instant de laatste versie van het verslag en kan hiermee verder aan de slag.

Plots popt er een chat op van een andere collega via Teams. Collega Sebastiaan Mindreau heeft interessante content toegevoegd via een file in Teams. Die kunnen alle teamleden snel even checken en hun opmerkingen toevoegen.

Samenwerken aan files en documenten delen is fantastisch eenvoudig in Teams. Gedaan met documenten delen via mail met het grote risico dat iedereen een nieuwe versie maakt van de file. Been there, done that. Vanuit Teams werkt iedereen aan dezelfde file. Da’s zo’n geweldige meerwaarde.

Intussen drink ik nog even van mijn thee (die inmiddels koud is geworden). Want da’s wel het gevaar. Nu je thuis aan het werk bent, is de verleiding groot om weinig pauzes te nemen. Toch wel een tip: neem geregeld een korte pauze. Zo blijf je productiever en alerter. Op geregelde tijdstippen krijg ik en mijn collega’s een motiverende Outlook mail van AXI om het telewerken ‘aangenaam’ te houden. Ik lees zeer leuke tips rond diverse aspecten van telewerken. Van gezond eten over bewegen tot mental tips om er samen de teamspirit in te houden. Dankjewel AXI!

Working apart together 2.0.

In week twee van het corona-telewerken kijk ik terug op een overload aan online meetings. Deze week probeer ik prioriteit te geven aan het ‘echte’ werk en zoek ik naar een juiste balans tussen het deelnemen aan Teams meetings en mijn projecten verder afwerken. Een goede planning opmaken geeft me meer structuur merk ik. Al komen de last minute meetings er weer tussen. Tja, we moeten in contact blijven en als de meeting niet te lang duurt, no problem. Zo kan ik weer gefocust verder werken.  

Hebben julllie tips? Ik hoor ze graag.
Intussen wens ik iedereen veel smart working apart together. En godzijdank is er MS Teams ?

Ook benieuwd naar de mogelijkheden van MS Teams? Check dan zeker de AXI MS Teams Survival Kit voor samenwerking en informatiedeling.