Containers in de haven
10/08/2018

North Sea Port optimaliseert haar information management met AXI

AXI's deskundig advies en micro- & macrobegeleiding garanderen een vlotte uitvoering van het informatiebeheer bij North Sea Port.

 

“De haven van Gent is de voorbije jaren langzamerhand uitgegroeid tot een kennisorganisatie.", zegt Dieter Boedts, directeur P&O bij North Sea Port. “De operationele activiteiten zijn verdwenen uit onze functieomschrijving en de meeste mensen die bij ons werken hebben een administratieve rol."

 

De organisatie lanceerde vier jaar geleden PRONTO, PROject for a New Future Organization. Dit project richt zich op het verbeteren van de samenwerking tussen mensen. Om dit te doen, moest er rekening gehouden worden met de fysieke component (infrastructuur en gebruik van het gebouw) als met de mens
component (hoe medewerkers aansturen, hoe omgaan met verschillende resultaten en hoe begeleiding geven of vragen). Het omvatte ook de implementatie van geavanceerde beheersoftware.

 

"Sinds de jaren 90 zijn we geëvolueerd van een gemeentelijke afdeling naar een meer autonome organisatie," vervolgt Dieter Boedts. “Bijgevolg moesten ook onze HR-behoeften worden aangepast. Met de gemiddelde werknemer van 49 jaar staan ​​we aan de vooravond van een grote verandering, want ongeveer de helft van de medewerkers vertrekt de komende jaren.” Dit zal aanzienlijke invloed uitoefenen op de bestaande kennisbank van medewerkers en dus wil het bedrijf uiteraard dat mogelijk verlies van expertise voorkomen. Tegelijkertijd wil het ook nieuwe getalenteerde teamleden een moderne en efficiënte werkomgeving kunnen aanbieden. De organisatie heeft een gestructureerd platform nodig om deze doelen te realiseren .

 

 

Advies en begeleiding

 

Dieter Boedts vult aan: “We zijn begonnen met een testproject, op basis van een‘ proof of concept-analyse' op SharePoint. Maar de resultaten waren niet helemaal bevredigend. We vonden dat de tijd rijp was om AXI bij dit proces te betrekken. We hadden al met succes samengewerkt in het verleden en we waarderen hun expertise. Tegelijkertijd hebben we ook information manager aangenomen, omdat we ervan overtuigd zijn dat dit werk ook intern een toegewijde expert vereist."

 

AXI voerde een SWOT-analyse uit, waaruit bleek dat SharePoint inderdaad de beste oplossing was. Deze keer werd echter een gedetailleerd onderzoek uitgevoerd om de specifieke noden van de Gentse haven in kaart te brengen en de toepassing ervan te optimaliseren. AXI hielp mee bij het bepalen van de inhoud van het oplossingspakket en zal toezicht houden op de uitvoering ervan. Mieke Popelier, informatiemanager: “Hun bijdrage heeft echt het verschil gemaakt. Al snel werd duidelijk dat AXI zowel op micro- als macroniveau betrokken was. Deze nauwe samenwerking stelt hen in staat deskundig advies van onschatbare waarde te geven. Ze leveren echt de vooraf bepaalde deliverables en komen hun beloften na."

 

 

Data quality oefening brengt orde in de chaos

 

Toen het project eenmaal begon uit te rollen, ontwierp AXI een actieplan dat momenteel uitgevoerd en geïmplementeerd wordt. “Een belangrijk aspect hiervan is de datakwaliteitsoefening”, zegt Mieke Popelier. “Op dit punt in de oefening doorloopt elke afdeling een aantal stappen om overbodige informatie te verwijderen en enkle die gegevens te bewaren die relevant zijn voor de nieuwe structuur. Het is echt een tabula rasa-test met een gigantische hoeveelheid werk met betrekking tot het opsommen van alle bronnen, feiten, cijfers, etc. Bovendien zetten we maandelijks werkgroepbijeenkomsten op met vertegenwoordigers van alle afdelingen. Elke afdeling heeft een aangewezen datasteward die de resultaten en richtlijnen van de werkgroep communiceert. Maar dankzij de duidelijke richtlijnen en de juiste begeleiding, loopt alles op rolletjes. We maken echt goede vorderingen."

 

Inmiddels is de stapsgewijze migratie van alle projecten naar SharePoint gestart. Zodra de datakwaliteitsoefening van het volledige project is voltooid, zal het proces voor documentenbeheer - zoeken, raadplegen, archiveren, etc. - uniform zijn voor alle projecten binnen de organisatie. Op dat moment zal AXI dan een roadmap opstellen met daarin de vervolgstappen. Dit zal bestaan ​​uit onder meer andere de uitvoering van projecten met extra toegevoegde waarde zoals rechtenbeheer, contractbeheer en digitale postkamer.

 

 

Goed op weg

 

Verandering wordt zelden aangenomen zonder op weerstand te stuiten. Daarom werd er ook veel aandacht aan besteed bewustwording genereren. Mieke Popelier: “Het viel AXI op dat de eerste letters van de namen van onze oude netwerkschijven voor gegevensopslag vormden het woord CHIMPS. Een grappig toeval, maar wij beslisten snel om dit te commercialiseren en formuleerden een interne communicatiecampagne rond het chimp-thema in samenwerking met de communicatieafdeling. Gamification initiatieven zullen hopelijk iedereen aanmoedigen om mee te doen. Wie zijn of haar map op 0% (of zo laag mogelijk) kan houden, maakt kans op een beloning voor die maand. Het draait allemaal om het hoog houden van de data quality op een leuke manier."

 

In dit stadium kan North Sea Port nog geen definitieve conclusies trekken. "We bouwen verder op een solide basis”, besluit Dieter Boedts,“waar SharePoint voorlopig niet bedrijfsbreed geïmplementeerd zal worden. Maar we hebben het gevoel dat we de volledige controle hebben en we kijken allemaal
vooruit naar de definitieve uitrol. Met een partner als AXI zijn we ervan overtuigd dat het resultaat succesvol zal zijn."

"AXI liet ons de daadwerkelijke verbeteringen zien die SharePoint ons gaat bieden aan de hand van praktijkvoorbeelden. Hierdoor konden alle betrokkenen de voordelen van de oplossing reeds duidelijk visualiseren. AXI's objectieve kijk in combinatie met haar diepgaande expertise leverde ons heldere en vernieuwende inzichten op."

 

Dieter Boedts, Directeur P&O, North Sea Port