Lalemant migreert haar bedrijfskritische AXI applicaties naar de Oracle Cloud

Met een historie van bijna 140 jaar is Lalemant één van de oudste transportbedrijven in Europa. Met het hoofdkantoor in Gent en een groot aantal filialen op verschillende locaties in Europa, richt het familiebedrijf zich op goederenvervoer via zeeschepen, de binnenvaart en over de weg.

AXI applicaties voor het uitvoeren van de kernactiviteiten

Lalemant gebruikt de op maat gebouwde AXI Port applicatie om haar kernactiviteiten administratief op te volgen. AXI Port is volledig op de Oracle Stack gebouwd (Oracle DB en Oracle Forms) en gekoppeld aan het boekhoudpakket AXI Financials.

Net als Lalemant zelf heeft ook AXI Port een lange geschiedenis. Reeds in 1998 ging de applicatie live. De omgeving waarop beide systemen draaien, is volledig in beheer van AXI, vertelt Johan Vermeir, IT-manager bij Lalemant. “Over de jaren heen zijn beide oplossingen door AXI steeds technisch mee geëvolueerd met de laatste versies van Oracle. Op functioneel vlak zijn er op vraag van Lalemant heel wat wijzigingen en uitbreidingen doorgevoerd aan AXI Port. Daarnaast heeft Lalemant ook op regelmatige tijdstippen een functionele upgrade doorgevoerd van het boekhoudpakket AXI Financials."

Verhuis naar de cloud

In 2022 verhuist Lalemant het hoofdkantoor naar een nieuwe locatie met als doel om daar een minimum aan hardware onder te brengen én de workloads zoveel mogelijk naar de cloud te brengen. “De vraag rees snel of we ook moesten overstappen naar een nieuw softwarepakket”, zegt Vermeir. “Maar we zijn nog altijd tevreden over het huidige pakket. De impact voor de gebruikers is steeds een uitgangspunt geweest, zij zijn gewend om met AXI Port te werken. Dat kunnen zij blijven doen en ondertussen kunnen wij samen met AXI het pakket steeds verder optimaliseren.”

De cloud-first strategie van Lalemant past perfect in de visie en de toekomst van AXI Financials, want AXI biedt de vernieuwde boekhoudsoftware aan vanuit de Oracle Cloud. “In eerste instantie zullen wij de ‘oude’ AXI Port aansluiten op de nieuwe AXI Financials”, vertelt Björn Vergaelen, Director Finance Solutions bij AXI. “In een vervolgfase zullen we de oude AXI Port migreren naar Oracle APEX om zo volledig cloud-native te zijn.

Volledige ontzorging

Eén van de argumenten voor Lalemant om naar de cloud te gaan, is de volledige ontzorging. “Voor beide partijen is het interessant dat het beheer bij AXI komt te liggen, onze IT-partner die uiteindelijk hiervoor toch de expertise in huis heeft”, aldus Vermeir. Het SaaS-kostenmodel in de cloud - op basis van het aantal gebruikers - is heel wat voordeliger dan het vroegere licentiemodel. Daarnaast hoeft Lalemant zich geen zorgen te maken over zaken zoals back-ups en een noodvoorziening voor elektriciteit. De software is bovendien beschikbaar via een beveiligde VPN-verbinding waar eindgebruikers vanop verschillende locaties gebruik van kunnen maken.

De eerste stappen in het migratietraject zijn inmiddels gezet. Het vooronderzoek is gestart om de precieze scope van de migratie te duiden en de blueprint voor de technische inrichting te ontwerpen. Een uitdaging is om AXI Port aan te sluiten op het nieuwe AXI Financials. Vermeir: “Door de jaren heen is er heel wat herschreven in AXI Port. We zullen evalueren welke modules we willen blijven gebruiken of misschien anders moeten gaan inrichten. Na de eerste demo’s hebben we wel gemerkt dat we lichtjaren vooruit zullen gaan: webbased én met een gebruiksvriendelijke user interface. Wij werken momenteel nog veel lokaal en op papier. Dat zal een volgende uitdaging zijn: het enthousiasmeren van medewerkers voor onze verdere automatisering."

Een nieuwe manier van werken

Wanneer het vooronderzoek is afgerond en de inrichting voor de uiteindelijke oplossing is bepaald, zal AXI de (cloud) omgeving hiervoor inrichten. Na het trainen van de gebruikers en het afronden van de testfase zal het systeem naar verwachting in het vierde kwartaal van 2021 in productie gaan. “Technisch hebben we er alle vertrouwen in. De grootste verandering zal er zijn voor de gebruikers. Om hen correct op te leiden en te laten wennen aan de nieuwe manier van werken, wordt de benodige tijd voorzien.”

Digitalisering als groeiproces

Vermeir laat weten uit te kijken naar het resultaat. “Het is een prettig idee dat we aan het einde van dit jaar met een boekhoudpakket in de cloud werken en ontzorgd zijn van hardware en back-ups. Kortom, dat we efficiënter, sneller en met minder papier zullen werken.”

Tegelijkertijd zal het ook een groeiproces betekenen, merkt hij erbij op. “We willen een echt werkpaard bouwen voor de transportsector. Om daar te komen zullen we nog de nodige procesanalyses moeten maken. Vooral de volgende fase van de migratie wordt interessant, waarin we AXI Port naar het nieuwe platform brengen. Eénmaal dat achter de rug is, hebben we een grote digitaliseringsslag gemaakt.”

Noot: het fotomateriaal op deze pagina is eigendom van Lalemant en mag met hun goedkeuring gebruikt worden door AXI in het kader van het AXI project naar de Oracle Cloud dat samen met AXI werd gerealiseerd.