Gemeente Súdwest-Fryslân optimaliseert contractbeheer met AXI
De gemeente Súdwest-Fryslân bestaat uit 6 steden en 83 kernen. Qua oppervlakte is het de grootste gemeente van Nederland. Met ruim 90.000 inwoners en 30.000 arbeidsplaatsen is Súdwest-Fryslân de tweede gemeente van Fryslân. De combinatie van steden, platteland én het omvangrijke grondgebied maken de gemeente uniek in Nederland.
En zoals ze het graag in het Fries zeggen: 'De grutste gemeente fan Nederlân'.
Op weg naar optimaal contractmanagement met de juiste softwaretool
Súdwest-Fryslân was op zoek naar een efficiënte contractbeheertool waarin ze alle overeenkomsten en afspraken met leveranciers - voor de werkvelden Informatievoorziening en ICT - doelmatig en rechtmatig op één centrale plaats konden beheren en verwerken. Bovendien moest de tool voor iedere betrokkene altijd en overal toegankelijk zijn.
De keuze viel op AXI Contractbeheer. In het eerste kwartaal van 2021 zijn de implementatieconsultants van AXI gestart met de implementatie van AXI Contractbeheer, een module uit het AXI Purchase to Pay platform, de AXI end-to-end oplossing op het gebied van inkoop, voorraadbeheer, contractmanagement, leveranciersmanagement en digitale factuurverwerking.
Een gefaseerde aanpak op basis van het NICV-model voor contractbeheer
'Voor de implementatie hebben we gekozen voor een gefaseerde aanpak.', geeft Koen Laurijsen, Sectormanager Public NL bij AXI, aan. 'Als uitgangspunt hanteren we het NICV-model, een enquete-tool ontwikkeld door NIC. Hiermee krijgt u eenvoudig inzicht in welke fase van contractmanagement uw organisatie zich momenteel bevindt en worden er handvatten aangereikt om de volgende volwassenheidfase van contractmanagement te realiseren. Op die manier kan de Gemeente Súdwest-Fryslân organisch mee groeien met alle mogelijkheden die onze software biedt. Het doet altijd goed als je ziet dat je klanten met je oplossingen hun doelen kunnen realiseren.'
Vanuit onze expertise en uit onze ervaring bij diverse klanten zien we dat contractbeheer- en contractmanagement steeds relevanter wordt binnen publieke instellingen. Als de basis op orde is, kan vanuit een slimmer spend management en via Business Intelligence en Data Science meer inzicht worden verkregen én ook betere voorspellingen worden gedaan. Stilzwijgende contractverlengingen die niet tijdig opgemerkt werden, gemiste kansen en een inefficiënt beheer behoren echt wel tot het verleden.
'Als gemeente streven we er naar om het inkopen van werken, leveringen en diensten op een zo efficiënt en effectief mogelijke wijze te doen. Deze manier vertaalt zich in de beeldvorming van onze gemeente als een zakelijke, sociale, betrouwbare en integere partner. Het grip hebben op onze overeenkomsten maakt daar een belangrijk onderdeel van uit.'
'Via een marktverkenning kwamen we bij AXI terecht waarbij de mogelijkheden maar ook de omgang met AXI als IT partner ons erg aansprak. Voor ons is het belangrijk dat de nieuwe tool vlekkeloos kan integreren met onze andere systemen, zoals ons Document Management Systeem en het digitaal platform Aanbestedingskalender. Ook daarin worden we perfect ondersteund.'
Arnold Veenstra, Contract- en leveranciersmanager bij Gemeente Súdwest-Fryslân
Over AXI Contractbeheer
Door het centraliseren van contracten kunnen organisaties het aantal (vaste) leveranciers gaan inperken. Op die manier is het mogelijk om kostenbesparingen door te voeren en kortingen te onderhandelen.
Contractbeheer waarschuwt wanneer een contract ten einde loopt. Zo is er minder kans op ongewenste verlengingen of dubbellopende contracten binnen uw organisatie en worden alle contracten in één oogopslag inzichtelijk gemaakt.
Beoordelingen verlopen hierbij helemaal digitaal, waardoor de verwerkingsflow aanzienlijk korter wordt en arbeidsintensief papierwerk overbodig wordt.
