BelOrta AXI Customer
02/09/2021

BelOrta medewerkers werken productiever dankzij nieuw M365 intranet

De roots van BelOrta gaan helemaal terug tot begin 20e eeuw. Ontstaan uit hyperlokale initiatieven evolueerde BelOrta tot een toonaangevende coöperatieve groente- en fruitveiling van, voor en door producenten. Dagelijks leveren zij tot 4.000 ton groenten en fruit. Via BelOrta worden die producten vermarkt naar meer dan 70 landen wereldwijd. Meer dan 1.000 telers garanderen het hele jaar rond een aanvoer van meer dan 170 groente-, fruit- en kruidensoorten – altijd lokaal geteeld en vol smaak.

 

 

 

Medewerkers, partners en leveranciers de beste digitale ondersteuning bieden

 

BelOrta is het resultaat van enkele recente fusies. Allereerst fuseerden Mechelse Veilingen en Coöbra tot BelOrta in 2013. In 2014 trad Veiling Borgloon toe tot BelOrta. De coöperatie opereert vandaag vanuit drie vestigingen. De hoofdzetel bevindt zich in Sint-Katelijne-Waver, met daarnaast ook sites in Borgloon en Sint-Katelijne-Waver evenals enkele kleinere sites waar in ca. 400 werknemers werkzaam zijn.    

 

Begin 2020 besliste BelOrta om MS Teams uit te rollen waardoor alle medewerkers - toevallig net voor de COVID-19 crisis - startten met MS Teams om de samenwerking en het delen van documenten tussen de verschillende locaties te stroomlijnen. 

‘Toen we MS Teams hadden uitgerold, gelukkig net voor de uitbraak van de corona-crisis, bleek dit al snel de ideale tool zodat onze medewerkers ook van thuis uit productief konden blijven en de communicatie met de andere vestigingen goed kon verlopen.

 

Maar we merkten vrij snel dat een wildgroei aan MS Teams teams en documenten die op verschillende locaties werden bijgehouden, een groot probleem zouden kunnen vormen voor de beheersbaarheid van de oplossing op langere termijn. Daarom hebben we reeds snel beslist dat BelOrta medewerkers zelf geen teams meer mochten aanmaken en een aanvraag moesten lanceren via onze IT afdeling. Dat zorgt op termijn uiteraard voor extra druk op de IT helpdesk. Opnieuw stelde zich de vraag of dit niet efficiënter kon.’

 

Tim Van Caeyzeele, IT Manager bij BelOrta, was nauw betrokken bij de migratie naar het M365 platform

Redesign van het M365 platform

 

Hoewel een deel van de meer dan 500 BelOrta medewerkers reeds gebruik maakten van het M365 platform (voornamelijk Microsoft Teams), werd snel duidelijk dat een redesign van het platform zich opdrong om het online samenwerken naar een hoger niveau te tillen. Zo kwam BelOrta in contact met AXI en werden de uitdagingen met betrekking tot hun bestaande M365 omgeving uitvoerig besproken. 

 

Daarnaast had BelOrta nog een paar prangende vragen die ze graag met AXI wilden bespreken:

 

  • Hoe werkt Teams samen in combinatie met SharePoint?
  • Zetten we een intranetomgeving op per departement?
  • Hoe zetten we een goede informatiearchitectuur op?
  • Hoe kunnen partners en leveranciers toegang krijgen om zelf documenten op te laden in de BelOrta M365 omgeving zonder enig risico?
  • Wat met de performantie van het Microsoft SaaS platform?
  • Zijn er automatisaties mogelijk?

 

Ook het integreren van een helder M365 governance plan drong zich snel op. Want als zowel medewerkers als leveranciers en partners documenten en data beginnen delen in SharePoint en in Teams, dan zijn beheersregels essentieel voor de opzet van een rechtlijnige en gestroomlijnde collaboration omgeving.

 

Naast beheersregels voor online samenwerken diende ook te worden nagedacht over een duidelijke Teams-structuur die past bij de organisatie, het vastleggen van een vaste naamgeving voor Teams, documenten, etc. en het op een veilige manier uitnodigen van externe personen.

Think big, start small

Om een antwoord te bieden op alle kritische vragen en uitdagingen van Belorta zette AXI een inspiratiesessie op waarbij de cruciale interne informatie van BelOrta diende als basis. In deze Explore fase werden de eerste krijtlijnen uitgetekend voor de nieuwe informatiearchitectuur.

 

Klaas Lauwers, Microsoft 365 Expert & Team Unit Manager Employee Productivity bij AXI, werd mee ingeschakeld voor de kick-off sessie bij BelOrta. Na feedback uit de eerste sessie werd een op maat uitgewerkte informatiearchitectuur opgezet en verder uitgewerkt. 

 

Met de visie van BelOrta ‘think big, start small’ in het achterhoofd, paste de AXI manier van werken perfect in dit plaatje. In verschillende fases werd het migratietraject steeds verder vormgegeven en geconcretiseerd.

In de Architect fase werd gestart met een blueprint om de high level informatiearchitectuur in detail uit te werken. Er werden workshops georganiseerd om het interne communicatieplatform, het BelOrta intranet dat ze de naam Bcosy gaven (BelOrta Communication System), op te zetten. In eerste instantie werd een intranet omgeving opgezet voor de afdelingen Kwaliteit en HR en een algemene landingspagina voor de volledige organisatie. Daarnaast werd een duidelijk migratieplan en een governance plan voorgesteld. Alle bestaande flows omtrent asset management en approvals werden concreet in kaart gebracht en er werd nagedacht over de langetermijn roadmap omtrent het M365 platform.

 

Voor BelOrta was het bovendien een must dat alle vaste medewerkers toegang kregen tot het intranet. Medewerkers waarbij werken op een pc of laptop en administratieve werkzaamheden niet tot de kerntaken behoren, dienen ook via het BelOrta intranet op de hoogte te blijven van alle interne communicatie om zo de betrokkenheid met de organisatie te verhogen.

In de Assist fase werd de effectieve implementatie gerealiseerd. De AXI implementatieconsultant zette een basis informatiearchitectuur op in SharePoint en het intranet raamwerk werd opgezet. AXI en BelOrta werkten bi-directioneel samen en wisselden intensief kennis en strategische informatie uit om zo tot het gewenste resultaat te komen. Alle data werd vervolgens gemigreerd van FileShare naar SharePoint. Daarna werd uitvoerig getest, gevalideerd en opnieuw aangepast. 

 

BelOrta koos ervoor om de MS Teams Governance App te implementeren. De in Power Apps gebouwde MS Teams Governance app biedt heel wat voordelen:

 

  • Medewerkers vragen via een form in de app een nieuw MS Teams team aan op basis van een goedkeuringsflow om te vermijden dat een zelfde team reeds bestaat.
  • Medewerkers kunnen via de app vooraf kanalen vastzetten, teamleden toevoegen, beslissen of externe partijen toegang krijgen, apps pinnen ...
  • Er kan ook een einddatum aan het team worden toegevoegd waardoor de owner een melding krijgt en kan beslissen om het team te verlengen, het onmiddellijk te archiveren of om de melding nog even uit te stellen.
  • Ook kunnen via de app meldingen ingesteld worden wanneer een teams reeds langere tijd niet meer in gebruik is. Teams life cycle management is zo eenvoudiger toe te passen én de IT-afdeling krijgt een duidelijk overzicht van alle teams binnen de organisatie. 

En ‘Last but not least’ kan de AXI consultant ook instaan voor de trainingen van de power users. Een uitgebreide en diepgaande opleiding in de Assure fase is trouwens een must en zorgt ervoor dat de eindgebruikers perfect vertrouwd raken met de vernieuwde M365 en Teams omgeving.

Creatieve onboarding van de medewerkers

 

De oplevering van het project en de go-live van het nieuwe interne communicatieplatform is bijzonder vlot verlopen.

 

BelOrta zorgde voor een creatieve interne campagne om de onboarding bij de medewerkers succesvol te maken. Iedere medewerker kreeg bij de lancering een bakje asperges op zijn/haar bureau met daarbij een persoonlijke boodschap. Een leuk maar ook bijzonder slim initiatief van de afdelingen kwaliteit en HR om zo de mogelijkheden en de voordelen van het nieuwe intranet duidelijk in de kijker te zetten. Zo werd al snel opgemerkt dat het aantal bezoekers op het intranet enorm was gestegen: mission accomplished.

 

Microsoft Power Apps omarmen

 

Naast de MS Teams Governance App werden de eerste stappen gezet bij het bouwen van MS Power Apps. Met Power Apps kunnen medewerkers met weinig of geen code zelf applicaties bouwen om bepaalde processen te moderniseren. Via connectoren kunnen deze apps eenvoudig gekoppeld worden met e-mail, SharePoint en fileshares om zo de productiviteit en de efficiëntie te verhogen. Een perfecte meerwaarde voor het M365 platform waar AXI de nodige ondersteuning en hulp kan bieden om bepaalde Power Platform cases samen met de gebruikers uit te rollen. Bij BelOrta kan men inmiddels de jaarlijkse bestelling van kledij digitaal ingeven, waardoor papier overbodig wordt.

 

Andere vervolgtrajecten 

 

Nu de afdelingen HR en Kwaliteit de voordelen van het BelOrta intranet ontdekt hebben, heeft ook de afdeling Marketing interesse getoond om een specifieke intranet omgeving voor hen op te zetten. Ook andere afdelingen kunnen - indien gewenst - moeiteloos aansluiten op het BelOrta intranet. Zo zal het intranet verder uitgebouwd worden om opleidingen en handleidingen te centraliseren.

 

Voor de Raad van Bestuur van BelOrta werd een aparte, beveiligde SharePoint omgeving opgezet waar de bestuurders alle RvB verslagen kunnen raadplegen per vergadering en waar zij automatisch uitnodigingsmails en mails met de benodigde verslagen kunnen versturen vanuit SharePoint.

 

Om de afdeling Kwaliteit binnen BelOrta te ondersteunen bij hun jaarlijkse ISO audit, zullen AXI consultants eind augustus 2021 in SharePoint een automatische goedkeuringsflow opzetten voor de periodieke revisionering van alle ISO documenten die voor deze audit noodzakelijk zijn. Op die manier wordt het Power Platform optimaal benut.
 

AXI en BelOrta: een kritische en transparante samenwerking

De tevredenheid bij BelOrta over de AXI manier van werken was heel positief. De flexibiliteit en de kritische blik van onze consultants doorheen de verschillende trajectfases werd als zeer waardevol ervaren. Uiteraard kon het BelOrta team rekenen op de technische en functionele kennis en expertise van onze consultants. Dit zorgde voor een transparante en eerlijke communicatie waardoor dit project dat gestart is in september 2020 werd opgeleverd in mei 2021.

 

Uiteraard betekende dit niet het einde van het traject bij BelOrta want intussen werd aan AXI gevraagd om ondersteuning te bieden bij andere concrete vragen en zo zal AXI verder ondersteuning blijven bieden in het gebruik en de opzet van de nieuwe M365 en Teams omgeving.