Adaptive Case Management als business enabler voor AGIOn
Het Agentschap voor Infrastructuur in het Onderwijs (AGIOn) is een Vlaamse overheidsinstelling die infrastructuurprojecten voor educatieve doeleinden beheert. Medewerkers moesten elk jaar duizenden dossiers beheren en deden dit nog steeds met papieren formulieren in mappen. Ze zochten logischerwijs naar een digitale aanpak voor een efficiëntere afhandeling van deze dossiers. Daarom ging AGIOn met AXI in 2010 in zee voor hun ‘ALPHA’ -project.
De moeilijkheden waarmee de kenniswerkers te maken kregen bij de bestaande manier van werken:
- Elke te verwerken case bestaat uit verschillende subcases met eigen strikte processen en regelgeving
- Als gevolg van beperkte budgetten en tijd kwamen zaken op een wachtlijst terecht en werden ze in batches verwerkt
- Handmatige verwerking kost veel tijd van kenniswerkers en casemanagers die effectiever besteed kan worden
- Een gebrek aan standaardisatie brengt de communicatieconsistentie en samenwerking in gevaar
Kortom, het was tijd om af te stappen van papieren processen en een geavanceerde digitale oplossing te omarmen.
De adaptieve case management oplossing
Deze projecten namen meerdere jaren in beslag en werden geleidelijk in drie grote fasen uitgerold:
- Business & functioneel analisten creëerden een standaard proces voor elk type subsidie
- Er werd een adaptieve oplossing voor casemanagement ontwikkeld (dit zou uiteindelijk het Ground lion-platform worden, nu AXI Adaptive Case Management)
- Implementatie van de oplossing en AgilePoint voor procesondersteuning en het beheren van workflows met integraties van SharePoint en Microsoft Excel.
Dankzij deze opzet kunnen kenniswerkers eenvoudig complexe berekeningen maken en aanvragen verwerken bij het werken aan subsidieprojecten, waardoor de efficiëntie en het serviceniveau aanzienlijk werden verbeterd. Meer dan 20 checklists met 200 verschillende checks en balances garanderen naleving van een complex en steeds veranderend regelgevingslandschap. Ook het management kan dankzij de nieuwe oplossing snel een overzicht zien van to do's, de status van elk dossier, de follow-up van budgetten en werkplanning, etc.
