Public
VLAM ondersteunt managementprocessen met AXI Finance
Het Vlaams Centrum voor Agro- en Visserijmarketing bevordert de afzet van de Vlaamse landbouw, tuinbouw, visserij en agro-alimentaire sector in binnen- en buitenland. Om zo goed mogelijk te kunnen functioneren koos VLAM voor AXI Finance en de Isabel oplossing voor elektronisch betalingsverkeer.
De kernactiviteiten van het VLAM bestaan uit promotie, informatie en marketing van de Vlaamse agro- en visserijproducten in de breedste zin. Middelen daartoe zijn onder meer televisiecampagnes en deelname aan beurzen in binnen- en buitenland.
Efficiency en effectiviteit zijn dan ook geen overbodige luxe in een organisatie als VLAM vermits die bijna 40.000 uitgaande facturen per jaar verstuurt. Dat grote aantal heeft van doen met het gegeven dat VLAM per decreet gelast is met het innen van de promotiefondsbijdragen bij alle actoren uit de Vlaamse land- en tuinbouw, de visserij en de honderdduizend klanten.’
Het VLAM diensthoofd Boekhouding & Financiën, Jean De Lescluze, over de samenwerking met AXI en Isabel: 'De samenwerking met Isabel en AXI heeft de dynamiek van de VLAM-boekhouding significant beïnvloed. Wij werken met maar liefst een 30-tal financiële rekeningen, wat heeft te maken met verplichtingen vanuit de Europese Unie, omdat VLAM in een aantal sectoren voor promotiedoeleinden financiële ondersteuning bekomt van Europa. Om het beheer en de werking van die gelden doorzichtig en transparant te houden, lopen al die financiële stromen over aparte financiële rekeningen. Bovendien vereist de EU dat bepaalde audit en controle operaties gemakkelijk uitvoerbaar zijn, zonder dat financiële stromen vermengd zijn.'
Hij vervolgt: 'Het gevolg van de keuze voor Isabel is dat het beheer van al die financiële rekeningen gemakkelijker - want volledig geautomatiseerd - en dus beter beheersbaar verloopt. Met AXI Finance hebben we de niet-onbelangrijke mogelijkheid om automatische betaalbestanden aan te maken vanuit de leveranciersboekhouding en gezien, dat die bestanden vlekkeloos kunnen geëxporteerd worden naar de Isabel-omgeving, staat ons dat toe heel effectief en efficiënt te werken.'
AXI Finance ondersteunt de management processen
Het AXI Finance pakket waarmee de boekhouding werkt heeft nog meer positieve gevolgen die doorwerken doorheen de ganse organisatie. Jean De Lescluze heeft de dienst waarover hij de scepter zwaait, in de loop van de jaren behoorlijk zien veranderen van een enigszins geïsoleerde eilandpositie naar een veel vitalere dienst die middenin de organisatie staat.
Jean De Lescluze verduidelijkt: ‘Dat heeft ermee te maken dat AXI Finance weliswaar in eerste instantie een boekhoudpakket is maar ons evenzeer toelaat een geïntegreerd managementsysteem te voeren.
Om een voorbeeld te geven: boekhoudpakketen in de traditionele opvatting doen niet veel meer dan het registreren van cijfers die op periodieke basis worden verwerkt in de resultatenrekening en de jaarrekening. Maar boekhoudkundige gegevens kan je ook gebruiken voor de ondersteuning van een aantal managementprocessen. Zoals het blootleggen van de relatief zwakke plekken in je organisatie. Via AXI Finance kan je bijvoorbeeld gemakkelijker het gewicht van de verschillende business units bepalen in de werkingskosten en betere bedrijfseconomische voorspellingen doen. Door boekhoudkundige diepte-analyse kan het management nu doelgerichter en alerter reageren in het managementproces. De gevoeligheid voor de boekhoudkundige informatie is, anders gezegd, veel belangrijker geworden. Het management wil nu steeds frequenter geïnformeerd worden over de ontvangsten, stand van zaken rond achterstallige ontvangsten en mogelijke acties daarop en over het aanrekenen van kosten en verwijlintresten. Dat kunnen we nu ook allemaal waarmee ook het kostenbewustzijn in de organisatie aanzienlijk is vergroot. We kunnen nu vrij ver gaan op het gebied van rapportering en analytische boekhouding zodat we ook korter op de bal kunnen spelen. De rapportering wordt gebruiksvriendelijker voorgesteld met als gevolg dat ze ook beter en efficiënter wordt gebruikt op het niveau van de totale organisatie, er is – kortom – meer interactie. En, niet onbelangrijk, de cijfers zijn voor meerdere mensen, dus ook buiten de eigenlijke boekhouding toegankelijk. Bovendien is het systeem gemakkelijk integreerbaar met bestaande sytemen en via webForms gelinkt aan Microsoft.’
AXI Finance is de olie in de organisatie
Nochtans is AXI Finance geen maatwerk. Het is een standaard applicatie, afgestemd op de parameters van de VLAM-organisatie, met name in het ganse aankoopproces.
‘VLAM is een zogenoemd Extern Verzelfstandigd Agentschap (EVA), een vzw maar met het statuut van een private EVA’, legt De Lescluze uit. ‘Nochtans werken we wel met dezelfde techniek als een overheidsboekhouding, wat betekent dat wanneer een bestelling – bijvoorbeeld een mediacampagne – wordt geplaatst bij een private partij, deze wordt vastgelegd en boekhoudkundig geregistreerd. Het pakket dat AXI op onze parameters heeft gebouwd, maakt het voor iedereen in onze organisatie mogelijk om bestellingen snel en effectief te registreren, zonder zware of gecompliceerde procedures. Zo bewaren we het juiste midden tussen de zware klassieke overheidsboekhouding en de lichtere private bedrijfsboekhouding.’
De implementatie van AXI Finance heeft het VLAM ook geen windeieren gelegd. Het leverde een aanzienlijke tijdwinst op in de facturatie en daarmee ook een winst in manuren. Jean De Lescluze tot slot: ‘In vergelijking met de oude tijd van de NDLT waar we met twintig mensen aan de boekhouding werkten, kunnen we nu volstaan met een derde van dat aantal. De functies zijn ook interessanter geworden, want geëvolueerd naar veel meer audit en controlling.’
