Public
Elektronische goedkeuring van aankoopfacturen
Het gebruik van goedkeuringsworkflows draagt bij tot een snelle en efficiënte goedkeuring van alle aankoopfacturen.
Via het instellen van business rules is het mogelijk om de diverse goedkeuringsworkflows flexibel in te richten, zonder enig programmatiewerk.
Vanuit de scanning en de registratie van een aankoopfactuur kan automatisch een workflow opgestart worden voor de goedkeuring van de betreffende factuur.
Facturen kunnen worden gelinkt aan een goedkeurdersgroep. Per goedkeurdersgroep kunnen alle goedkeurders worden gedefinieerd; inclusief criteria zoals bedrag, op de hoogte stellen per e-mail bij goed- of afkeuring ...
AXI Invoice Management biedt de mogelijkheid om aankoopfacturen door meerdere goedkeurders te laten goedkeuren; waarbij bv. een budgethouder een factuur m.b.t. het budget controleert en goedkeurt en het afdelingshoofd de factuur inhoudelijk goedkeurt.
Bij ziekte en vakantie kent het systeem het principe van vervangers die in voorkomend geval dienen goed te keuren.
De goedkeurders worden via e-mail op de hoogte gebracht dat er facturen ter goedkeuring klaar staat. Vanuit de e-mail kan de goedkeuringsworkflow worden opgestart.
Tijdens het goedkeuringsproces kan een goedkeurder:
- het factuurbeeld raadplegen
- de beoordelingen van evt. andere goedkeurders bekijken
- commentaar toevoegen m.b.t. een aankoopfactuur
- bepaalde informatie m.b.t. de ingeboekte factuur raadplegen en evt. aanvullen indien hij/zij over de nodige rechten beschikt (bv. aangeven op welke kostenplaats een factuur of factuurlijn geboekt dient te worden).
